Kontabiliteti dhe Pasqyrat Financiare: Udhëzuesi i Plotë për Bizneset në Shqipëri

Standardet Kombëtare të Kontabilitetit u rishkruan plotësisht dhe hynë në fuqi më 1 janar 2025. Shumë kontabilistë ende punojnë me versionin e vjetër. Nëse nuk e dini cilin version zbaton biznesi juaj, kjo seksion do ta qartësojë.

Ligji Nr. 25/2018 "Për kontabilitetin dhe pasqyrat financiare" hyri në fuqi më 1 janar 2019 dhe zëvendësoi kuadrin e mëparshëm. Është i harmonizuar pjesërisht me Direktivën e BE-së 2013/34/EC. Përcakton parimet e përgjithshme, rregullat për përgatitjen e pasqyrave financiare, klasifikimin e njësive ekonomike, dhe mbajtjen e regjistrimeve kontabël.

Standardet Kombëtare të Kontabilitetit (SKK) janë zbërthimi teknik i ligjit. Këshilli Kombëtar i Kontabilitetit (KKK, faqja zyrtare: kkk.gov.al), organi përgjegjës nën Ministrinë e Financave, publikoi versionin e përmirësuar në mars 2025 me datë efektive 1 janar 2025. Versioni i ri u afrua më shumë me SNRF për NVM (IFRS for SMEs). Ka 15 standarde:

• SKK 01: Kuadri i përgjithshëm për përgatitjen e pasqyrave financiare
• SKK 02: Paraqitja e pasqyrave financiare
• SKK 03: Instrumentet financiare
• SKK 04: Inventarët
• SKK 05: Aktivet afatgjata materiale dhe jomateriale
• SKK 06: Provizionet, detyrimet dhe aktivet e kushtëzuara
• SKK 07: Qiratë
• SKK 08: Të ardhurat
• SKK 09: Kombinimet e biznesit
• SKK 10: Grantet dhe format e tjera të ndihmës
• SKK 11: Tatimi mbi të ardhurat
• SKK 12: Efekti i ndryshimeve në kursin e këmbimit
• SKK 13: Aktivet biologjike
• SKK 14: Trajtimi i njësive të kontrolluara dhe pjesëmarrjeve
• SKK 15: Parimet e kontabilitetit dhe raportimit financiar për mikrondërmarrjet

Njësitë e interesit publik (PIE) janë të detyruara të zbatojnë Standardet Ndërkombëtare të Raportimit Financiar (SNRF/IFRS). PIE përfshijnë bankat (si BKT, Raiffeisen, OTP), shoqëritë e sigurimit, fondet e investimeve dhe shoqëritë e listuara në bursë. Të gjitha njësitë e tjera zbatojnë SKK, por mund të zgjedhin SNRF vullnetarisht. Kjo zgjedhje po rritet sidomos te kompanitë me partnerë të huaj që kërkojnë raportim ndërkombëtar.

Me tre numra e dini menjëherë kategorinë tuaj dhe kontabilitetin dhe pasqyrat financiare që ju detyrohen. Ligji 25/2018 i ndan njësitë ekonomike në katër kategori: mikro, të vogla, të mesme dhe të mëdha. Klasifikimi bazohet në tre kritere, dhe mjafton të plotësohen dy nga tre për dy vite radhazi.

Tre kriteret janë: (1) të ardhurat vjetore nga veprimtaria ekonomike, (2) totali i aktiveve në fund të vitit, dhe (3) numri mesatar i punonjësve gjatë vitit.

Klasifikimi ka pasoja konkrete për detyrimin kontabël:

• Mikro: zbatojnë SKK 15, standardin e thjeshtuar me formate të shkurtuara pasqyrash financiare. Barra administrative është minimale.
• Të vogla dhe të mesme: zbatojnë SKK-të e plota (SKK 01 deri 14). Dorëzojnë pesë pasqyra financiare.
• Të mëdha: zbatojnë SKK ose SNRF. Ato me interes publik detyrohen te SNRF.

Pragjet rriten çdo tre vjet, me synim harmonizimin e plotë me kriteret e BE-së deri në vitin 2028. Kontrolloni kategorinë tuaj çdo vit, sepse rritja e biznesit mund t'ju kalojë në kategorinë tjetër me detyrime të reja kontabël dhe të auditimit.

SKK 02 kërkon që çdo njësi ekonomike të përgatisë pesë dokumente. Shumica e pronarëve njohin vetëm bilancin. Katër pasqyra të tjera plotësojnë tablonë e plotë financiare. Kontabiliteti dhe pasqyrat financiare janë të pandashme: regjistrimi ditor ushqen pasqyrat vjetore.

Pasqyra e Pozicionit Financiar (Bilanci)

Bilanci është fotografia financiare e biznesit në një datë të caktuar, zakonisht 31 dhjetor. Tregon çfarë zotëron biznesi (aktivet), çfarë i detyrohet të tjerëve (detyrimet), dhe sa i përket pronarit (kapitali i vet). Ekuacioni bazë: Aktive = Detyrime + Kapital i Vet. Nëse kjo barazim nuk del, ka gabim në regjistrime.

Aktivet ndahen në afatshkurtra (arkë, bankë, klientë, stoqe; konvertohen në para brenda 12 muajsh) dhe afatgjata (pajisje, ndërtesa, automjete, licenca; përdoren për më shumë se 12 muaj). Detyrimet ndahen sipas të njëjtit parim kohor: afatshkurtra (furnitorë, TVSH, paga) dhe afatgjata (kredi bankare, leasing).

Pasqyra e Fitimit dhe Humbjes (Pasqyra e Të Ardhurave)

Nëse bilanci është fotografia, kjo pasqyrë është filmi i vitit. Tregon sa ka fituar ose humbur biznesi gjatë periudhës kontabël. Përgatitet sipas bazës akruale: të ardhurat regjistrohen kur fitohen, shpenzimet kur lindin, pavarësisht kur lëviz paraja. Rezultati neto: Të ardhura - Shpenzime = Fitim (ose Humbje).

Kjo pasqyrë përdoret nga DPT për të verifikuar deklaratën e tatimit mbi fitimin, dhe nga bankat për të vlerësuar aftësinë kreditore.

Pasqyra e Flukseve Monetare (Cash Flow)

E vetmja pasqyrë që raporton vetëm para të vërtetë, jo premtime. Ndahet në tre seksione: (1) aktivitete operative (para nga veprimtaria kryesore e biznesit), (2) aktivitete investuese (blerje ose shitje pajisjesh, pronash, investimesh), (3) aktivitete financuese (marrje kredish, shlyerje, shpërndarje dividentësh).

Një biznes mund të ketë fitim sipas pasqyrës së të ardhurave, por të mbetet pa para në bankë. Kjo pasqyrë e zbulon atë realitet dhe ndihmon në planifikimin e likuiditetit.

Pasqyra e Ndryshimeve në Kapitalin e Vet

Tregon si ka ndryshuar kapitali i pronarit gjatë vitit: investime të reja, tërheqje dividentësh, fitimi ose humbja e periudhës, ndryshime në rezerva. Për biznese të vogla (SHPK me një ortak), kjo pasqyrë shpesh ka pak rreshta, por mbetet e detyrueshme sipas SKK 02.

Shënimet Shpjeguese

Shënimet nuk janë shtojcë opsionale. Janë pjesë integrale e pasqyrave financiare dhe po aq të detyrueshme sa bilanci vet. Detajojnë: metodat kontabël të përdorura (p.sh. FIFO ose mesatare e ponderuar për stoqet), analizën e zërave kompleksë, politikat e amortizimit, ngjarjet pas datës së raportimit, dhe informacionin që nuk paraqitet në tabelat kryesore.

Çdo zë i bilancit, pasqyrës së të ardhurave dhe fluksit monetar duhet të ketë referencë me shënimet. Auditorët i kontrollojnë shënimet me vëmendje të veçantë.

Plani kontabël është si sistemi i sirtarëve në një arkivë financiare. Çdo transaksion shkon në sirtarin e duhur, dhe kur vjen koha e kontabilitetit dhe pasqyrave financiare, i gjeni numrat aty ku duhet.

Sistemi shqiptar organizohet në 8 klasa kryesore:

• Klasa 1 - Kapitalet: kapitali themeltar i shoqërisë, rezervat ligjore, fitimi i mbajtur ndër vite. Shembull: llogaria 101 = Kapitali themeltar.
• Klasa 2 - Aktivet afatgjata: pajisjet e zyrës, ndërtesat, automjetet, programet kompjuterike, amortizimi i akumuluar. Shembull: llogaria 215 = Pajisje zyre.
• Klasa 3 - Inventarët: mallra për rishitje, lëndë e parë, produkte të gatshme. Shembull: llogaria 371 = Mallra.
• Klasa 4 - Llogaritë e palëve të treta: klientët që ju detyrohen para (arkëtueshme), furnitorët që ju detyroheni (pagueshme), detyrime tatimore ndaj DPT. Shembull: llogaria 411 = Klientë.
• Klasa 5 - Llogaritë financiare: arka (para në dorë), llogaritë bankare, investime afatshkurtra. Shembull: llogaria 512 = Bankë.
• Klasa 6 - Shpenzimet: shpenzime operative, paga punonjësve, qira zyre, amortizim, shpenzime financiare (interesa). Shembull: llogaria 641 = Paga.
• Klasa 7 - Të ardhurat: të ardhura nga shitja e mallrave, kryerja e shërbimeve, interesa bankare. Shembull: llogaria 701 = Shitje mallrash.
• Klasa 8 - Rezultatet: fitimi ose humbja bruto, fitimi ose humbja neto e vitit. Shembull: llogaria 801 = Rezultati i ushtrimit.

Kodifikimi funksionon me numra hierarkikë. Shifra e parë tregon klasën. Shifrat pasardhëse tregojnë nëngrupin dhe llogarinë specifike. Për shembull: 512 = Bankë (Klasa 5, nëngrupi 1, llogaria 2). Biznesi e përshtat planin sipas nevojave, duke shtuar nënllogari pa ndryshuar strukturën bazë.

Programet kontabël si Financa 5 e kanë planin standard të integruar. Kur regjistroni një transaksion, programi e vendos automatikisht në llogarinë e duhur sipas kodifikimit.

Regjistrimi dyfish (double-entry bookkeeping) është parimi mbi të cilin ndërtohet i gjithë kontabiliteti modern. Pa këtë parim, pasqyrat financiare nuk do të funksiononin. Çdo transaksion regjistrohet njëkohësisht në dy llogari: njëra në debi, tjetra në kredi.

Rregullat bazë:

• Debi = rritje e aktiveve ose zvogëlim i detyrimeve/kapitalit
• Kredi = zvogëlim e aktiveve ose rritje e detyrimeve/kapitalit

Shembull i parë: biznesi juaj blen një laptop 80,000 ALL me transfertë bankare.

Pajisjet rriten (aktiv i ri), kështu shkojnë në debi. Banka zvogëlohet (para iku), kështu shkon në kredi. Totali i debive (80,000) = Totali i kredive (80,000). Gjithmonë.

Shembull i dytë: merrni pagesë 120,000 ALL nga një klient për shërbime të kryera.

Banka rritet (para erdhi), debi. Të ardhurat rriten (detyrim i ri ndaj fitimit), kredi. Barazimi ruhet.

Bilanci verifikues (trial balance) është kontrolli periodik ku mblidhen të gjitha debitë dhe kreditë e llogarive. Nëse nuk balancohen, ka gabim regjistrimi që duhet gjetur dhe korrigjuar. Kontabilistët e bëjnë zakonisht çdo muaj. Është hapi i fundit para përgatitjes së pasqyrave financiare.

Kontabiliteti nuk është punë e marsit. Është proces i vazhdueshëm me hapa të qarta gjatë gjithë vitit. Sa më i rregullt regjistrimi ditor, aq më i lehtë dhe më i saktë fundi i vitit.

Çdo ditë ose javë: regjistroni transaksionet (shitje, blerje, pagesa, arkëtime) në programin kontabël. Arkivoni faturat, mandatet bankare dhe dokumentet mbështetëse. Regjistrimi i vonuar grumbollon gabime.

Çdo muaj: përgatitni bilancin verifikues për të kontrolluar saktësinë. Barazoni gjendjen kontabël me gjendjen bankare (barazimi bankar). Dorëzoni deklaratën e TVSH-së përmes eFiling (afati: data 14 e muajit pasardhës). Dorëzoni listëpagesën e punonjësve me sigurimet shoqërore dhe shëndetësore (afati: data 20).

Në fund të vitit (dhjetor): kryeni rregullimet: amortizimi i aktiveve afatgjata, provizionet për borxhe të dyshimta, regjistrimet akruale për shpenzime dhe të ardhura të periudhës, inventari fizik i stoqeve. Mbyllni llogaritë e shpenzimeve (Klasa 6) dhe të ardhurave (Klasa 7) te llogaria e rezultatit (Klasa 8).

Janar deri mars: përgatitni kontabilitetin dhe pasqyrat financiare vjetore. Organizoni auditimin nëse biznesi juaj e plotëson pragun (shih seksionin e auditimit). Dorëzoni te DPT deri më 31 mars. Dorëzoni sa më herët; mos prisni ditën e fundit kur sistemi ngadalësohet.

Deri më 31 korrik: depozitoni pasqyrat financiare te QKB përmes e-Albania. Ky detyrim është i ndarë nga dorëzimi te DPT.

Bizneset në Shqipëri kanë dy detyrime të ndara dorëzimi, te dy institucione të ndryshme, me dy afate të ndryshme. Disa biznese dorëzojnë te DPT dhe mendojnë se kanë mbaruar. Pastaj marrin gjobë nga QKB.

Te DPT: efiling.tatime.gov.al (afati 31 mars)

Dorëzimi i kontabilitetit dhe pasqyrave financiare bëhet vetëm elektronikisht përmes portalit Tatimet e Mia. Navigoni te seksioni "Kontabilitet" në eFiling.

Formati i detyrueshëm: (1) PDF i skanuar, i nënshkruar dhe i vullosur nga përfaqësuesi ligjor (administratori) ose nga personi përgjegjës për hartimin e pasqyrave; (2) Version Excel i të njëjtave pasqyra.

Dokumentet shtesë: gjendja e inventarit të mallrave për rishitje, lëndës së parë, prodhimit në proces dhe produkteve të gatshme në datën 31.12.2025 (Excel, format i pandryshueshëm); inventari i mjeteve të transportit në pronësi; raporti i audituesit ose ekspertit kontabël (PDF i skanuar, nëse kërkohet).

Kush ka detyrim: subjektet me përgjegjësi tatimore për tatimin mbi fitimin korporativ ose tatimin mbi të ardhurat personale biznesore, kur qarkullimi vjetor është mbi 5 milionë lekë.

Kontabilistët e jashtëm duhet të deklarojnë numrin e tyre NUIS kur dorëzojnë pasqyra për klientët.

Te QKB: e-Albania, shërbimi nr. 12582 (afati 31 korrik)

Shoqëritë tregtare (SHPK, SHA, etj.) duhet të depozitojnë pasqyrat financiare vjetore, raportin e veprimtarisë dhe raportin e auditimit (nëse kërkohet) te QKB përmes e-Albania. Afati: 31 korrik, dmth 7 muaj pas mbylljes së vitit financiar. Aplikimi përpunohet brenda 24 orëve.

Gjoba për mosdepozitim: 10,000 deri 50,000 ALL.

Kujdes: dorëzimi te DPT nuk zëvendëson detyrimin te QKB. Janë dy procese të ndara me baza ligjore të ndryshme. Bizneset nën 5 milionë ALL qarkullim nuk kanë detyrim te DPT, por nëse janë shoqëri tregtare, e kanë detyrimin te QKB.

Auditimi nuk është detyrim universal, por shumë biznese me 30 ose më shumë punonjës nuk e dinë se e kanë detyrim. Pragjet janë të qarta dhe mund t'i kontrolloni vetë.

Auditim i detyrueshëm gjithmonë

Njësitë e interesit publik (PIE) që zbatojnë SNRF auditohen gjithmonë, pa përjashtim. Gjithashtu, shoqëritë aksionare (SHA) auditohen gjithmonë, pavarësisht madhësisë ose qarkullimit.

Auditim me prag

Njësitë që zbatojnë SKK detyrohen të auditohen nëse, për dy vite radhazi, plotësojnë të paktën dy nga tre kriteret e mëposhtme:

Baza ligjore: Ligji Nr. 10091 për auditimin ligjor dhe organizimin e profesionit të kontabilistit, i ndryshuar janar 2025. Auditimi kryhet sipas Standardeve Ndërkombëtare të Auditimit (ISA) nga auditues ligjorë të certifikuar ose shoqëri audituese.

Auditimi ka kosto shtesë, por ofron mbrojtje. Një opinion i pavarur mbi kontabilitetin dhe pasqyrat financiare rrit besueshmërinë e biznesit përpara bankave, investitorëve dhe partnerëve. Në negociata biznesi, pasqyra të audituara flasin më shumë se premtime.

Nëse nuk jeni të sigurt a e plotëson biznesi juaj pragun e auditimit, na kontaktoni për një vlerësim pa detyrim.