OJF dhe Organizatat Jofitimprurëse: Udhëzuesi Praktik për Operimin në Shqipëri

I gjithë procesi, nga hartimi i statutit deri te llogaria në eFiling, zgjat 3 deri në 4 javë nëse ndiqni rradhën e duhur.

Hapi 1: Hartoni statutin dhe aktin e themelimit. Përcaktoni formën (shoqatë, fondacion ose qendër), qëllimin, organet vendimmarrëse dhe rregullat e funksionimit. Për ndihmë me zgjedhjen e formës, shikoni udhëzuesin për ligjin e OJF-ve.

Hapi 2: Aplikoni në Gjykatën e Rrethit Gjyqësor Tiranë. Të gjitha OJF-të në Shqipëri regjistrohen në këtë gjykatë, pavarësisht vendndodhjes. Aplikohet një tarifë shërbimi (konfirmojeni shumën aktuale). Vendimi del brenda 1 deri në 2 javësh.

Hapi 3: Regjistri elektronik i OJF-ve (Ligji 80/2021). OJF-të regjistrohen në regjistrin elektronik të OJF-ve pranë Gjykatës së Rrethit Gjyqësor Tiranë, nëpërmjet e-Albania — jo në QKB, që mban regjistrin tregtar për bizneset. Personaliteti juridik fitohet kur vendimi merr formë të prerë; NIPT-i dhe regjistrimi tatimor kryhen në Hapin 4.

Hapi 4: Regjistrohuni në administratën tatimore brenda 30 ditëve. Paraqituni në Drejtorinë Rajonale Tatimore me: vendimin e gjykatës, statutin, NIPT-in, formularin e regjistrimit tatimor, dhe dokumentin e identifikimit të përfaqësuesit ligjor. Vonesa në këtë hap sjell gjobë 10,000 lekë.

Hapi 5: Hapni llogari bankare. Bankave u duhet: NIPT, vendimi i gjykatës, statuti dhe dokument identifikimi i personit të autorizuar për firmosje. Pa llogari bankare nuk mund të pranoni grante ose donacione në mënyrë transparente.

Hapi 6: Aktivizoni llogaritë në eFiling. Ditën e nesërme pas regjistrimit tatimor (marrjes së NIPT-it), llogaria juaj në portalin e-filing aktivizohet automatikisht. Përdorni NIPT-in si emër përdoruesi dhe fjalëkalimin fillestar "Tatimetemia12". Ndryshoni fjalëkalimin menjëherë.

Hapi 7: Vendosni sistemin kontabël. Zgjidhni standartin (SKK ose SNRF për NVM), hapni planin kontabël, dhe filloni regjistrimin e transaksioneve që ditën e parë. Kostoja e një kontabilisti të jashtëm për një OJF të vogël fillon nga 15,000 lekë në muaj.

Zgjedhja e formës përcakton sa themelues ju duhen dhe si qeveriset organizata (Ligji 8788/2001):

• Shoqatë (me anëtarësi): kërkon të paktën 5 themelues persona fizikë ose 2 persona juridikë (Neni 10); organi më i lartë është asambleja e anëtarëve.
• Fondacion (pa anëtarësi): pasuri e dedikuar një qëllimi; krijohet nga një ose më shumë persona, ose me testament.
• Qendër (pa anëtarësi): kryen shërbime dhe projekte në interes publik; mund të themelohet edhe nga një person i vetëm, me akt notarial (Neni 11).

Për një qendër ose fondacion, organi më i lartë vendimmarrës është bordi i drejtorëve, i cili nuk mund të ketë më pak se 3 anëtarë (Neni 24), plus një organ ekzekutiv (drejtor ekzekutiv/president) që drejton punën e përditshme (Neni 22). Pra edhe themeluesi i vetëm i një qendre ka nevojë për një bord me së paku 3 persona. OJF-ja nuk mund të ketë qëllim fitimprurës, por mund të kryejë veprimtari ekonomike mbështetëse nëse nuk është qëllimi primar dhe fitimet përdoren për misionin (Neni 36).

Dy pyetje që na bëhen shpesh, me përgjigje të qarta nga ligji:

Pagesa për punën: e lejuar

Themeluesi mund të jetë drejtor ekzekutiv dhe të marrë pagë për punën e kryer (Neni 23). Ndalimi i shpërndarjes së fitimit ka një përjashtim të shprehur për pagat dhe kompensimet nga kontrata e punës (Neni 35). Pra merrni pagë për punë reale; nuk mund të shpërndani "fitim". Kujdes: një punonjës i paguar nuk mund të jetë anëtar me votë i bordit vendimmarrës (Neni 27) — ndani rolet: bordi vendos, drejtori ekzekutiv zbaton.

Kur OJF-ja transakton me kompaninë tuaj

Nëse kompania juaj tregtare (PF ose SHPK) i ofron shërbime OJF-së, kjo lejohet vetëm nëse marrëveshja: (a) i shërben qëllimit të OJF-së; (b) është me çmim tregu; (c) miratohet paraprakisht nga bordi; dhe (d) ju tërhiqeni nga votimi (Neni 26-27). Mbani libra dhe llogari bankare të ndara, kontrata me shkrim dhe vendime të dokumentuara — kështu ndarja komerciale/jofitimprurëse qëndron e pastër.

OJF-të nuk kanë "fitim". Termi i saktë në pasqyrat financiare është "tepricë e të ardhurave mbi shpenzimet". Përdorimi i terminologjisë së gabuar në dokumente zyrtare sinjalizon kontabilitet amator dhe tërheq vëmendjen e auditorëve.

Standartet kontabël

Shumica e OJF-ve në Shqipëri zbatojnë SKK. OJF-të e mëdha mund të kenë detyrim raportimi sipas standardeve më të plota kontabël, sipas madhësisë dhe kritereve të Ligjit 25/2018. Softueret më të përdorura janë Alpha Web dhe Financa 5.

Plani kontabël për OJF

• Llogaria 741: Të ardhura nga donacione
• Llogaria 742: Të ardhura nga grante
• Llogaria 743: Të ardhura nga kuotizacione anëtarësie
• Llogaria 744: Të ardhura nga subvencione publike

Ndarja kritike: jofitimprurëse vs tregtare

Nëse OJF-ja juaj kryen edhe veprimtari ekonomike (shitje librash, trajnime me pagesë, qira ambjentesh), duhet të mbani llogari të veçanta për këtë segment. Kjo ndarje është pika ku shumica e OJF-ve dështojnë në auditimin e parë. Pa ndarje të qartë, rrezikoni të humbisni përjashtimin tatimor për të gjitha të ardhurat, jo vetëm ato tregtare.

"Në jemi OJF, nuk paguajmë tatime" është keqkuptimi më i kushtueshëm në sektor. Edhe OJF-të e përjashtuara kanë detyrime deklarimi. Mosdorëzimi i deklaratës vjetore të tatim fitimit, edhe kur shuma është zero, kushton 10,000 lekë gjobë.

Tatim fitimi

Të ardhurat që lidhen drejtpërdrejt me veprimtarinë jofitimprurëse janë të përjashtuara: donacione, grante, kuotizacione, aktivitete humanitare. Të ardhurat nga veprimtaria ekonomike tatohen me 15%. Për disa sektorë (agriturizmi i certifikuar, kooperativa bujqësore), norma është 5% deri më 31.12.2029; norma preferenciale 5% për softuer skadoi më 31.12.2025. Nëse qarkullimi mbetet nën 14M lekë, norma për të ardhurat tregtare është 0% — por deklarata vjetore dorëzohet gjithsesi deri më 31 mars.

TVSH

Furnizimet jofitimprurëse janë të përjashtuara. Por nëse OJF kryen furnizime të tatueshme me qarkullim mbi 10M lekë, duhet të regjistrohet për TVSH për atë segment. Grantet dhe donacionet nuk përfshihen në pragun.

Listëpagesa

OJF-të me punonjës kanë të njëjtat detyrime si çdo punëdhënës: sigurime shoqërore 24.5% (15% punëdhënës + 9.5% punëmarrës), sigurime shëndetësore 3.4% (gjithsej 27.9%), dhe TAP. Deklarata mujore E-SIG 025 dorëzohet brenda datës 20 të muajit pasardhës.

Tre institucione, pesë afate, zero hapësirë për gabime.

Detyrime mujore (nëse keni punonjës)

• E-SIG 025 (listëpagesa): 1 deri 20 të muajit pasardhës
• E-SIG 027 (ndryshime punonjësi): brenda 48 orëve

Detyrime vjetore ndaj DPT-së

• Deklarata e tatim fitimit: brenda 31 marsit
• Pasqyrat financiare: brenda 31 marsit

Detyrime ndaj regjistrit të OJF-ve dhe raportimit

• Publikimi i pasqyrave financiare dhe raportit të veprimtarisë (për OJF-të mbi pragun, Ligj 25/2018)
• Ndryshimet në organet drejtuese ose statut: regjistrohen pranë regjistrit të OJF-ve (Gjykata e Rrethit Tiranë), jo te QKB

Detyrime ndaj donatorëve

• Raporte financiare periodike (çdo 3 ose 6 muaj sipas kontratës)
• Raporti përfundimtar financiar brenda 30–90 ditëve pas mbarimit të projektit

Mungesa e afateve të DPT-së sjell gjobë 10,000 lekë për deklaratë.

Një llogari bankare e vetme për të gjitha grantet, një libër i vetëm pa ndarje: kjo skemë nuk kalon as auditimin më të butë.

Rregulli i parë: llogari të veçanta për çdo grant

Çdo projekt i financuar merr qendrën e vet të kostos. Disa donatorë kërkojnë llogari bankare të veçanta për grantin e tyre.

Ndarja e shpenzimeve të përbashkëta

Pagat e stafit administrativ, qiraja, shërbimet komunale ndahen proporcionalisht midis projekteve. Shembull: 3 projekte me buxhete 2M, 3M dhe 5M lekë. Qiraja 100,000 lekë/muaj. Ndajeni sipas përqindjes së buxhetit: A merr 20%, B merr 30%, C merr 50%.

Shpenzimet e pranueshme

Çdo donator ka rregullat e veta. Grantet e BE-së ndjekin PRAG. Grantet e USAID ndjekin 2 CFR 200. Për grante mbi 50,000–100,000 euro, donatorët zakonisht kërkojnë auditim të pavarur të projektit.

Kujdes të mos ngatërrohen dy detyrime të ndryshme. OJF-të me të ardhura vjetore mbi 30 milionë lekë kanë detyrimin të publikojnë pasqyrat financiare dhe raportin e veprimtarisë (detyrim publikimi, Ligj 25/2018). Auditimi i detyrueshëm ligjor është çështje tjetër dhe ndjek testin e përgjithshëm të Ligjit 10091/2009 (neni 41): kërkohet kur plotësohen 2 nga 3 kushte — aktive mbi 50 milionë lekë, të ardhura mbi 100 milionë lekë, ose mbi 50 punonjës.

Kush mund të auditojë

Auditori duhet të jetë i licencuar dhe i regjistruar në IEKA. Duhet të jetë i pavarur: asnjë marrëdhënie tjetër financiare me OJF-në. Auditimet kryhen sipas Standarteve Ndërkombëtare të Auditimit (ISA).

Raste të veçanta

OJF-të me status "në interes publik" kanë detyrim auditimi pavarësisht madhësisë. Nëse OJF-ja merr fonde publike, KLSH ka të drejtë të kryejë auditim. Për grante të mëdha, donatorët kërkojnë auditim të veçantë për projektin.

Kostoja orientuese

200,000–500,000 lekë për OJF të vogla; 500,000–1,500,000 lekë për organizata më të mëdha me shumë projekte.

Këto shtatë gabime kushtojnë mijëra euro në gjoba dhe financime të humbura çdo vit:

1. Mosdeklarimi vjetor. Përjashtimi tatimor nuk do të thotë zero detyrime. Gjoba 10,000 lekë.
2. Përzierja e fondeve të granteve. Një llogari bankare, një libër pa ndarje — auditori i donatorit e hedh poshtë raportin.
3. Mungesa e ndarjes jofitimprurëse/tregtare. Kur DPT verifikon, përjashtimi hiqet për të gjitha të ardhurat.
4. Mungesa e dokumentacionit për shpenzimet cash. Pa faturë, pa mandat, pa firmosje — të papranueshme në audit.
5. Shpenzime jashtë buxhetit të grantit. Pa miratim të shkruar, do të kërkohen të kthehen.
6. Vonesa në raportimin ndaj QKB-së. Pas 30 qershorit, rrezikoni statusin joaktiv.
7. Mosregjistrim për TVSH kur qarkullimi tregtar kalon pragun.

Parandalimi është i thjeshtë: punësoni një kontabilist të mirë që ditën e parë. Na kontaktoni për ndihmë.