Si të punësosh punonjësin e parë: 9 hapa ligjorë me afate specifike (2026)

Para se të bësh çdo gjë tjetër, kontrollo statusin ligjor të biznesit. Hap i shpejtë, por pa të, asnjë regjistrim tjetër nuk do të kalojë.

Hyr në qkb.gov.al dhe kërko NIPT-in e biznesit tënd. Statusi duhet të thotë "Aktiv". Nëse biznesi është në status "Pezulluar" ose "Likuiduar", duhet të rregullosh situatën me QKB para se të vazhdosh. Procesi i aktivizimit zakonisht merr 3-5 ditë pune.

Verifiko gjithashtu:

• Kategoria e aktivitetit (kodi NACE) pasqyron punën reale të biznesit
• Adresa e regjistruar është e saktë dhe e përditësuar
• Llogaria bankare e biznesit është e hapur (e nevojshme për pagesa kontributesh)
• Nuk keni detyrime tatimore të papaguara që bllokojnë shërbimet e reja (verifikoni në llogarinë tatimore te DPT)

Nëse biznesi yt sapo është regjistruar ose ke dilema mbi statusin, lexo udhëzuesin tonë të plotë mbi regjistrimin e biznesit. Bizneset e regjistruara si person fizik (PF) ndjekin të njëjtin proçes ISSH, me ndryshimin se regjistrohet vetë pronari si punëdhënës.

Konfirmo të gjithë pikëlistën e mësipërme para se të procedosh me hapin 2. Çdo element i mangët mund të bllokojë dorëzimin e ESig027 dhe t'ju vonojë punësimin.

---

Shumë pronarë supozojnë se NIPT-i i regjistruar me QKB i regjistron automatikisht edhe si punëdhënës tek ISSH. Nuk e bën. Janë dy sisteme krejtësisht të ndara me qëllime të ndryshme.

NIPT-i është regjistrimi tatimor me DPT-në. Regjistrimi si punëdhënës tek Instituti i Sigurimeve Shoqërore (ISSH) është detyrim i veçantë dhe duhet bërë para se të nënshkruash kontratën e parë. Pa këtë regjistrim, pagesa e kontributeve shoqërore dhe shëndetësore nuk mund të bëhet ligjërisht.

Hapat konkrete:

1. Hyr në e-albania.al me llogarinë e biznesit (identifikimi me NIPT + fjalëkalim, jo me kartën e identitetit personal)
2. Kërko shërbimin me kod 12551 ("Aplikim për regjistrimin e punëdhënësit")
3. Plotëso formularin: të dhëna biznesi, NIPT, adresë e ushtrimit aktivitetit, lloji i aktivitetit
4. Dorëzo aplikimin elektronikisht
5. Prit konfirmimin dhe çertifikatën e regjistrimit si punëdhënës nga ISSH

Pas regjistrimit, ISSH ju lëshon numrin e punëdhënësit, i cili nevojitet për llogaritjet dhe pagesat e kontributeve. Ruani çertifikatën e regjistrimit si punëdhënës. Inspektorati i Punës mund ta kërkojë gjatë kontrolleve.

Për detaje mbi llojet e sigurimeve shoqërore dhe detyrimet mujore, lexoni guidën tonë mbi sigurimet shoqërore.

---

Kontrata e punës nuk është formalitet. Është themeli ligjor i marrëdhënies me punonjësin dhe mbrojtja juaj në rast konflikti ose inspektimi. Kodi i Punës, Ligji Nr. 7961, datë 12.7.1995 (i ndryshuar), kërkon që kontrata të përmbajë të paktën 12 elemente. Mungesa e një elementi bën kontratën të mangët dhe punëdhënësin të ekspozuar ndaj gjobave.

Klauzolat e detyrueshme sipas Nenit 22 të Kodit të Punës:

• Identiteti i palëve: emri, adresa, NIPT i punëdhënësit; emri, adresa, NID i punonjësit. Pa identifikimin e saktë, kontrata nuk mund të ekzekutohet ligjërisht.
• Vendi i punës: adresa fizike ose specifikimi "kudo" nëse është punë lëvizëse. Nëse punonjësi punon nga shtëpia, specifikojeni.
• Funksioni dhe detyrat kryesore: jo vetëm titulli, por përshkrimin e detyrave kryesore.
• Data e fillimit të punës: kjo datë duhet të përputhet me atë të ESig027.
• Kohëzgjatja: kontrata e pacaktuar është standardi; ajo e caktuar kërkon arsye objektive (projekti i kufizuar, zëvendësimi i punonjësit tjetër, etj.). Kontrata e caktuar e ripërsëritur pa arsye objektive shndërrohet automatikisht në kontratë të pacaktuar sipas Nenit 13.
• Pushimet vjetore me pagesë: minimum 4 javë sipas Nenit 87. Mungesa e kësaj klauzole nuk i heq punonjësit të drejtën për pushim.
• Afati i njoftimit për zgjidhje kontrate: sipas Nenit 144, minimum 2 javë për kontratat deri 1 vit; minimum 1 muaj pas 1 viti pune.
• Paga bruto dhe komponentët e saj, plus data e pagesës. Specifikoni nëse ka bonus ose shpërblime.
• Orët normale të punës: maksimum 40 orë/javë sipas Nenit 77. Mbi 40 orë = orë shtesë me tarifë të paktën 25% më të lartë.
• Referenca kolektive (nëse zbatohet marrëveshje kolektive sektori)
• Periudha e provës: maksimum 3 muaj sipas Nenit 141. Gjatë provës, kontrata mund të zgjidhet me 5 ditë njoftim.
• Llojet dhe procedurat e masave disiplinore

Nënshkruaje kontratën para ditës së parë të punës. Kodi i Punës lejon një rast jashtëzakonshëm: kontrata mund të nënshkruhet brenda 7 ditëve nga fillimi. Por meqenëse ESig027 duhet dorëzuar 1 ditë para fillimit (shih Hapin 4), praktikisht kontrata duhet gati para fillimit.

Paga minimale 2026 është 50,000 ALL bruto/muaj. Asnjë kontratë nuk mund të specifikojë shumë më të vogël. Lexoni guidën mbi Kodin e Punës për detaje mbi të gjitha të drejtat dhe detyrimet.

---

Ky është hapi me afatin më kritik të gjithë procesit. Sistemi i DPT-së (Drejtoria e Përgjithshme e Tatimeve) krahason datën e dorëzimit të ESig027 me datën e fillimit të punës të deklaruar. Nëse ESig027 vjen pas datës së fillimit, sistemi shenjon shkelje automatikisht pa nevojë për inspektim fizik.

ESig027 është formulari i deklarimit të punonjësit. Dorëzohet nëpërmjet platformës e-filing.

Hyr në e-filing.tatime.gov.al me kredencialet tatimore të biznesit. Plotëso formularin ESig027 me:

• NID (numri i identifikimit) i punonjësit
• Data e fillimit të punës
• Funksioni i punës
• Paga bruto e kontraktualizuar
• Lloji i kontratës (e pacaktuar ose e caktuar)

Afati i detyrueshëm: të paktën 1 ditë kalendarike para fillimit të punës. Nëse punonjësi fillon punën të hënën, ESig027 duhet dorëzuar jo më vonë se të dielën. Kujdes me fundjavat dhe festat zyrtare: sistemi e-filing është i disponueshëm 24/7 por afati llogaritet sipas ditëve kalendarike.

Nëse punonjësi largohet nga puna: dorëzo ESig027 tjetër brenda 10 ditëve kalendarike nga data e largimit.

Pas dorëzimit, sistemi lëshon numrin e referencës. Ruje këtë numër si provë dorëzimi. Për llogaritjet e plota të kontributeve, lexoni guidën tonë mbi pagat dhe sigurimet.

---

Shumë punëdhënës të rinj nuk e dinë se Kodi i Punës, Neni 25, kërkon që çdo punëdhënës të ruajë regjistrin e punonjësve të punësuar. Inspektorati i Punës e kërkon këtë dokument gjatë çdo kontrolli. Mungesa e tij llogaritet si shkelje e veçantë.

Pyeti punonjësin nëse ka librezë pune (librezën historike të punësimeve). Nëse ka, plotëso hyrjen e re me:

• Datën e fillimit të punës
• Funksionin
• Pagën bruto fillestare

Nëse punonjësi nuk ka librezë (punon për herë të parë ose librezën e ka humbur), nuk kemi detyrim ligjor aktual të krijojmë librezë të re. Regjistri i brendshëm i punëdhënësit mbetet i detyrueshëm.

Regjistri i brendshëm duhet të përmbajë për çdo punonjës:

• Emrin e plotë dhe NID
• Datën e fillimit dhe funksionin
• Pagën dhe ndryshimet e saj me datë
• Datën e largimit (kur ndodh)

Formati mund të jetë fizik ose digjital (Excel ose sistem HR). Mendoni skenarin real: Inspektorati paraqitet pa paralajmërim gjatë kontrollit. Kërkon regjistrin e punonjësve. Nëse nuk e keni gati atë moment, është shkelje e dokumentuar. Mbajtja e regjistrit aktualizuar çdo herë që ndodh ndryshim e shmang këtë problem krejtësisht.

---

Pa llogari aktive në e-filing, nuk mund të kryesh asnjë detyrim deklarimi mujor. Bizneset e reja shpesh e zbulojnë këtë vetëm kur vjen afati i parë dhe humbasin mbi një javë duke përfshirë zyrën tatimore.

Hyr në e-filing.tatime.gov.al me kredencialet tatimore. Nëse nuk keni ende llogari aktive, kontaktoni zyrën tatimore rajonale për aktivizimin fillestar (nevojitet NIPT dhe dokumentacioni i biznesit).

Pas hyrjes:

1. Ndrysho fjalëkalimin në hyrjen e parë
2. Verifiko të dhënat e biznesit (NIPT, emri, adresa)
3. Kontrollo që kategoria e biznesit është "punëdhënës"
4. Shto punonjësin sipas ESig027 të dorëzuar

Tarifat e kontributeve për 2026 që do të konfigurosh:

• Kontribute punëdhënësi: 15% SS + 1.7% SH = 16.7% mbi pagën bruto
• Kontribute punonjësi: 9.5% SS + 1.7% SH = 11.2% mbi pagën bruto

Shënim i rëndësishëm: e-filing (tatime.gov.al) dhe e-fiskalizimi (efiskalizimi-app.tatime.gov.al) janë platforma të ndryshme. E-filing është për listëpagesat dhe deklaratat e pagave. Nëse biznesi yt ka edhe detyrime fiskalizimi të faturave, lexoni guidën mbi fiskalizimin.

---

Llogaritja e saktë e pagës mbron si ju ashtu edhe punonjësin. Gabimi më i shpeshtë është llogaritja e tatimit mbi pagën bruto, jo mbi bazën tatimore neto pas zbritjes së kontributeve.

Shembull 1: Paga minimale 2026 (50,000 ALL bruto)

Zbritjet nga paga bruto e punonjësit:

• Kontribute SS punonjës: 50,000 × 9.5% = 4,750 ALL
• Kontribute SH punonjës: 50,000 × 1.7% = 850 ALL
• Total kontribute punonjës: 5,600 ALL
• Bazë tatimore: 50,000 - 5,600 = 44,400 ALL

Tatimi mbi pagën (tatim progresiv):

• 0% mbi 35,000 ALL = 0 ALL
• 13% mbi (44,400 - 35,000) = 13% × 9,400 = 1,222 ALL

Paga neto e punonjësit: 50,000 - 5,600 - 1,222 = 43,178 ALL/muaj

Kosto totale për punëdhënësin: 50,000 + (50,000 × 16.7%) = 50,000 + 8,350 = 58,350 ALL/muaj

Shembull 2: Pagë 70,000 ALL bruto

• Kontribute punonjësi (11.2%): 7,840 ALL
• Bazë tatimore: 70,000 - 7,840 = 62,160 ALL
• Tatimi: 0% mbi 35,000 + 13% mbi (62,160 - 35,000) = 13% × 27,160 = 3,531 ALL
• Paga neto: 70,000 - 7,840 - 3,531 = 58,629 ALL
• Kosto totale punëdhënësi: 70,000 + (70,000 × 16.7%) = 81,690 ALL/muaj

Shkalla tatimore progresive: 0% (baza 0-35,000 ALL), 13% (baza 35,001-150,000 ALL), 23% (mbi 150,000 ALL). Tavan maksimal i pagës për llogaritje kontributesh 2026: 186,416 ALL/muaj. Mbi këtë tavan, kontributet nuk llogariten.

Për detaje dhe kalkulime të personalizuara, lexoni guidën mbi pagat dhe sigurimet.

---

Çdo muaj duhet dorëzuar formulari ESig025 (listëpagesa) dhe paguar kontributet e tatimin. Rregulli i artë: data 20 e muajit pasardhës. Afati vlen si për deklarimin ashtu edhe për pagesën.

Shembull konkret: Punonjësi fillon punën më 1 shkurt 2026. Listëpagesa ESig025 për shkurtin dhe pagesa e plotë e kontributeve e tatimit duhet bërë deri më 20 mars 2026.

Çfarë deklaron ESig025:

• Kontributet e sigurimeve shoqërore: si të punonjësit (9.5%) ashtu edhe të punëdhënësit (15%)
• Kontributet e sigurimeve shëndetësore: si të punonjësit (1.7%) ashtu edhe të punëdhënësit (1.7%)
• Tatimi mbi të ardhurat nga punësimi (PAYE)

Hyr në e-filing.tatime.gov.al dhe plotëso ESig025 për periudhën e muajit. Pagesa bëhet njëkohësisht me deklarimin, nëpërmjet sistemit bankar ose pagesës online.

Vonesa sjell interesa automatike: 0.06% në ditë mbi shumën e papaguar. Për pagë bruto 50,000 ALL, totali i kontributeve dhe tatimit është rreth 15,172 ALL. Edhe 30 ditë vonesë gjenerojnë rreth 274 ALL interesa, pa llogaritur gjobën administrative.

Ruaj gjithmonë numrin e referencës së dorëzimit të ESig025. DPT krahason ESig025 me ESig027 çdo muaj. Mospërputhje ndërmjet pagës së deklaruar dhe asaj të kontratës tregon flamur dhe çon në inspektim.

---

Punësimi i punonjësit të parë nuk është ngjarje njëherësh. Krijon cikël mujor detyrimesh. Pronarët që menaxhojnë hapin e parë mirë shpesh harrojnë të ndërtojnë rutinën e muajve pasardhës.

Checklist mujor:

1. Llogarit pagën bruto (ose ndryshimet nëse ka rritje ose zbritje)
2. Zbrit kontributet e punonjësit (11.2% mbi pagën bruto)
3. Llogarit tatimin mbi pagën mbi bazën tatimore neto
4. Paguaj pagën neto tek punonjësi brenda datës së specifikuar në kontratë
5. Dorëzo ESig025 dhe paguaj kontributet + tatimin deri më 20 muajit pasardhës

Çdo ndryshim kërkon ESig027 të ri:

• Rritje page: ESig027 i ri dorëzohet ≥1 ditë para ndryshimit
• Punësim punonjësi tjetër: ESig027 i ri ≥1 ditë para fillimit të punës
• Largim punonjësi: ESig027 largim brenda 10 ditëve nga data e largimit

Ruaj dokumentacionin për minimum 5 vjet: kontratat, listëpagesat e çdo muaji, konfirmimet e dorëzimit nga e-filing me numrat e referencës. Inspektorati i Punës mund të paraqitet pa paralajmërim dhe mund të kërkojë dokumentacion deri 5 vjet prapa. Dokumentacioni i organizuar mirë diferencon bizneset serioze nga ato që hasin probleme gjatë çdo kontrolli.

Nëse menaxhimi i ciklit mujor duket kompleks, ne e kryejmë të gjithë procesin për ju: nga deklaratat mujore ESig025 deri te këshillimi për ndryshime ligjore. Kontaktoni kontabilisten tonë të çertifikuar nëpërmjet WhatsApp për të mësuar si të punësoni punonjësin e parë me siguri dhe pa rrezik gjobe.

---