Si të Punësoni Punonjësin e Parë: Checklist Hap pas Hapi (2025)

Gabimi më i shpeshtë që shohim: biznesi fillon me kontratë civile për të "kursyer" sigurimet, dhe pas 6 muajsh DPT riklasifikon marrëdhënien si punësim me kontribute retroaktive plus penalitetet. Vendoseni drejt nga fillimi.

Tri opsionet legjitime:

Kontratë pune me afat të pacaktuar: ky është standardi i Kodit të Punës dhe mbrojtja maksimale ligjore për të dyja palët. Kontratat me afat të pacaktuar janë rregulli; çdo lloj tjetër duhet justifikuar.

Kontratë pune me afat të caktuar: e vlefshme vetëm kur ekziston arsye objektive e lidhur me natyrën e punës (projekt sezonal, zëvendësim i përkohshëm). Nëse e vazhdoni dy herë ose zgjat mbi 2 vjet, kthehet automatikisht në kontratë me afat të pacaktuar.

Kontratë me kohë të pjesshme (part-time): punonjësi punon orë të reduktuara; sigurimet llogariten proporcionale me oraret.

Kontrata civile dhe kufiri i saj: E ligjshme vetëm kur kontraktorit i mungon kontrolli drejtpërdrejt prej jush: ai vendos oraret, ka klientë të tjerë, punon me mjetet e veta. Nëse punonjësi vjen çdo ditë, ndjek instruksionet tuaja, dhe punon ekskluzivisht për ju, DPT e riklasifikon si punë dhe kërkon të gjitha kontributet retroaktive plus gjobat.

Për udhëzim të plotë mbi llojet e kontratave, lexoni Udhëzuesin tonë të Kodit të Punës.

*Pas këtij hapi: keni zgjedhur llojin e kontratës dhe jeni gati të kaloni te hartimi i tekstit.*

---

Kodi i Punës, Neni 21, e bën të qartë: kontrata e punës duhet të jetë me shkrim. Sipas Inspektoratit të Punës, shkelja numër 1 e zbuluar gjatë inspektimeve janë marrëdhëniet e punës pa kontratë të shkruar ose me kontratë të paplotë. Marrëveshja verbale nuk ju mbron.

Kontrata duhet të përmbajë mandatorialisht:

1. Identifikimi i palëve: emri i plotë dhe NIPT i biznesit; emri, numri i kartës së identitetit, dhe adresa e punonjësit.

1. Pozicioni dhe detyra: specifikoni. "Asistent administrativ, përpunim poroshish dhe komunikim me klientë" jo thjesht "asistent".

1. Vendi i punës: adresa fizike. Nëse puna është hibride ose nga shtëpia, shkruajeni.

1. Paga bruto: shuma e pagës para çdo zbritjeje. Minimumi ligjor: 40,000 ALL/muaj (VKM nr. 77/2025).

1. Orari i punës: ditët dhe orët specifike, ose referencë te orari standard 8 orë/ditë, 40 orë/javë.

1. Periudha e provës: maksimumi 3 muaj për pozicione të zakonshme; 6 muaj për pozicione drejtuese. Gjatë provës, zgjidhja bëhet me njoftim 5-ditor.

1. Kohëzgjatja e kontratës: e pacaktuar ose e caktuar me afat të saktë.

1. Afati i njoftimit: sipas Kodit të Punës: 2 javë (deri 6 muaj punë), 1 muaj (6 muaj-2 vjet), 2 muaj (2-5 vjet), 3 muaj (mbi 5 vjet).

Printoni dy kopje, nënshkruajeni nga të dyja palët, dhe ruajeni origjinalin fizikisht e digjitalisht.

*Pas këtij hapi: kontrata e nënshkruar nga të dyja palët.*

---

Jo pas ditës së parë. Jo javën e parë. Të paktën 1 ditë kalendarike para fillimit të punës. Kjo është kërkesë ligjore e Ligjit nr. 9920/2008, Neni 119/4. Nëse Inspektorati i Punës gjen punonjësin fizikisht prezent pa regjistrim paraprak, gjoba është 500,000 ALL për çdo punonjës.

Regjistrimi bëhet me formularin E-SIG 027 nëpërmjet e-Albania:

1. Hyni në e-Albania me llogarinë e biznesit tuaj (NIPT). Nëse nuk keni llogari aktive, krijoni fillimisht në e-Albania.al.

2. Shkoni te "Shërbime për Bizneset" dhe zgjidhni ISSH, pastaj "Deklarim Punonjësi i Ri (E-SIG 027)".

3. Plotësoni formularin E-SIG 027 me:

• Emrin e plotë dhe numrin e kartës së identitetit të punonjësit
• Datën e fillimit të punës (duhet të jetë data e nesërme minimum)
• Pozicionin/detyrën si në kontratë
• Pagën bruto mujore

4. Dorëzoni dhe ruani konfirmimin elektronik. Sistemi ISSH ju kthen numrin e regjistrimit të punonjësit.

Sipas Ligjit nr. 7703/1993 mbi sigurimet shoqërore, çdo punëdhënës ka detyrimin të sigurojë punonjësin para fillimit të punës. Ky regjistrim aktivizon të drejtat e punonjësit për pension, kompensim sëmundjeje dhe papunësie.

*Pas këtij hapi: sistemi ISSH tregon punonjësin tuaj si aktiv.*

---

Brenda 5 minutash mund ta konfirmoni: hyni në tatime.gov.al dhe provoni qasjen në modulin E-SIG 025. Nëse hapet, jeni gati. Nëse jo, regjistrohuni tani, para se afati i parë mujor të afrohet.

Deklarimi elektronik i listëpagesës është i detyrueshëm për çdo subjekt me punonjës, pa përjashtim, që nga 1 janari 2012. Nuk ekziston opsioni i paraqitjes fizike.

Nëse nuk jeni të regjistruar:

1. Shkoni te tatime.gov.al, zgjidhni "e-Filing", pastaj "Regjistrohu"
2. Plotësoni të dhënat e biznesit me NIPT-in tuaj
3. Merrni çertifikatën elektronike nëse keni nevojë (procedura bëhet pranë DPT ose bankave të autorizuara)
4. Konfirmoni qasjen në modulin E-SIG 025

Shënim praktik: Sistemi DPT e-Filing shpesh kërkon 1-2 ditë pune për aktivizimin e plotë të llogarisë pas regjistrimit. Planifikoni këtë vonesë dhe mos e lini regjistrimin për ditën e 19 të muajit.

Për kontekstin e gjerë tatimor, lexoni Udhëzuesin tonë mbi Fiskalizimin.

*Pas këtij hapi: qasje aktive në e-Filing, gati për deklarimin e parë mujor.*

---

Shumë punëdhënës premtojnë pagë neto pa e llogaritur pagën bruto. Rezultati: mujore pas mujori marrin surpriza në buxhet. Formula e saktë ka tre shtresa dhe duhet zotëruar përpara se të firmosni kontratën.

Shtresa 1: Kontributet e punonjësit (zbriten nga bruto)

• Sigurime shoqërore: 9.5% e pagës bruto
• Sigurime shëndetësore: 1.7% e pagës bruto
• Total: 11.2% e pagës bruto

Shtresa 2: Tatimi mbi të ardhurat (TAP)

TAP llogaritet mbi pagën bruto minus kontributet e punonjësit:

• 0% nëse baza neto është deri 30,000 ALL/muaj
• 13% për pjesën nga 30,001 deri 200,000 ALL/muaj
• 23% për pjesën mbi 200,000 ALL/muaj

Shembull praktik, pagë bruto 60,000 ALL:

Paga minimale kombëtare 2025 është 40,000 ALL/muaj (VKM nr. 77/2025). Asnjë kontratë nuk mund të vendosë pagë bruto poshtë kësaj shifre.

Për tabelën e plotë të normave dhe llogaritësin interaktiv, lexoni Udhëzuesin tonë mbi Pagat dhe Sigurimet.

*Pas këtij hapi: tabela e pagave gati, para deklarimit të parë.*

---

Çdo 100,000 ALL pagë bruto i kushton biznesit 116,700 ALL. Diferenca prej 16,700 ALL janë kontributet tuaja si punëdhënës. Paguhen sipër pagës bruto dhe nuk dalin nga paga neto e punonjësit.

Kontributet e punëdhënësit (mbi pagën bruto):

• Sigurime shoqërore: 15%
• Sigurime shëndetësore: 1.7%
• Total: 16.7%

Kostoja reale sipas niveleve të pagës (2025):

Kontributet e punëdhënësit janë shpenzim i zbritshëm nga baza tatimore e biznesit tuaj. Ky 16.7% ul fitimin e tatueshëm dhe, si pasojë, tatimin mbi fitimin.

Kufiri maksimal i pagës për llogaritjen e sigurimeve shoqërore në 2025 është 176,416 ALL/muaj. Mbi këtë shumë, kontributet llogariten vetëm deri në këtë kufi.

Për udhëzim të plotë mbi sigurimet, lexoni Udhëzuesin tonë mbi Sigurimet Shoqërore. Për shërbimin e administrimit të pagave, vizitoni Shërbimet e Pagave dhe Sigurimeve.

*Pas këtij hapi: buxheti i saktë i HR-it për vitin e parë.*

---

Çdo muaj, deri më datën 20 të muajit pasardhës, keni dy detyrime të lidhura: deklaroni dhe paguani. Mungesa e njërit gjeneron penalitete automatike: kamatëvonesë 0.06% çdo ditë, plus gjoba administrative.

Çfarë përfshin E-SIG 025 (Listëpagesa):

• Sigurime shoqërore punonjësi (9.5%) dhe punëdhënësi (15%)
• Sigurime shëndetësore punonjësi (1.7%) dhe punëdhënësi (1.7%)
• Tatim mbi të ardhurat nga punësimi (TAP) i mbajtur

Procedura e deklarimit:

1. Hyni në e-Filing (tatime.gov.al) me llogarinë e biznesit
2. Zgjidhni modulin "E-SIG 025, Listëpagesa Mujore"
3. Plotësoni pagën bruto dhe kontributet sipas llogaritjes nga Step 5
4. Verifikoni totalin automatik dhe dorëzoni
5. Bëni pagesën e shumës totale: bankë ose online nëpërmjet e-Banking

Shembull, pagë bruto 40,000 ALL, çfarë paguani deri 20 janar:

*Shënim TAP: baza e tatimit = 40,000 - 4,480 kontribute punonjësi = 35,520 ALL. TAP = (35,520 - 30,000) × 13% = 718 ALL. Kontrolloni gjithmonë me llogaritësin e DPT-së.*

Për udhëzim të plotë mbi llogaritjet, lexoni Udhëzuesin tonë mbi Pagat dhe Sigurimet.

*Pas këtij hapi: konfirmimi i deklarimit dhe dëfteza e pagesës për muajin e parë.*

---

Mbas muajit të parë, fillojnë katër sisteme që duhet të mbani aktive. Konfiguroni tani, dhe nuk do t'i keni si problem gjatë inspektimeve.

1. Libri i punës / Regjistri i punonjësve

Mbani regjistrin me: emrin, datëlindjen, datën e punësimit, pozicionin, pagën aktuale, dhe ndryshimet gjatë kohës. Ky dokument duhet të jetë fizikisht i disponueshëm gjatë inspektimeve. Mungesa e tij gjeneron gjobë administrative.

2. Pushimet vjetore

Çdo punonjës ka të drejtë në minimum 4 javë (20 ditë pune) pushim vjetor me pagë, sipas Kodit të Punës. Planifikoni pushimet në fillim të vitit dhe dokumentoni kërkesën me shkrim. Mos lejoni grumbullimin e pushimeve pa plan. Shpërblimet e pushimeve të pakaluara janë detyrim financiar shtesë për biznesin.

3. Lejot mjekësore

• Ditë 1-14 sëmundjeje: pagë e plotë nga punëdhënësi
• Ditë 15 e tutje: pagesa transferohet te ISSH (zakonisht 70% e pagës)

Mbani çertifikatën e mjekut për çdo leje mjekësore. Dokumenti nevojitet si për regjistrim tek ISSH ashtu edhe gjatë inspektimeve.

4. Siguria dhe shëndeti në punë (Ligji nr. 10237/2010)

Para fillimit të punonjësit, kryeni vlerësimin e rreziqeve. Ofroni pajisjet e nevojshme mbrojtëse dhe trajnoni punonjësin. Dokumentoni gjithçka me shkrim.

Detyrim vjetor: Çdo vit deri 31 mars dorëzoni deklaratën vjetore të tatimit mbi të ardhurat (DIVA) për çdo punonjës.

*Pas këtij hapi: sistemi bazë HR aktiv, mbrojtje ligjore në rast inspektimi.*

---

Printojeni dhe kaloni çdo pikë para ditës së parë të punonjësit.

Para ditës së parë:

• [ ] Lloji i kontratës i vendosur (e pacaktuar / e caktuar / part-time)
• [ ] Kontrata e punës e shkruar dhe nënshkruar nga të dyja palët
• [ ] Formulari E-SIG 027 dorëzuar (minimum 1 ditë kalendarike para fillimit)
• [ ] Konfirmimi i ISSH marrë (punonjësi aktiv në sistem)
• [ ] Qasja në e-Filing (E-SIG 025) konfirmuar
• [ ] Pagë bruto e konfirmuar (minimum 40,000 ALL/muaj për 2025)

Muaji i parë:

• [ ] Listëpagesa E-SIG 025 dorëzuar deri 20 të muajit pasardhës
• [ ] Pagesa e kontributeve dhe TAP-it kryer
• [ ] Libri i punës / Regjistri i punonjësve hapur

I vazhdueshëm:

• [ ] E-SIG 025 çdo muaj deri 20
• [ ] Pushimet vjetore planifikuar dhe dokumentuar
• [ ] Deklarata vjetore DIVA dorëzuar deri 31 mars

---

Punësimi i punonjësit të parë ka tre momente ligjore të panegociueshme: kontrata me shkrim sipas Nenit 21 të Kodit të Punës, regjistrimi me E-SIG 027 para fillimit të punës, dhe listëpagesa E-SIG 025 deri 20 të muajit pasardhës. Filloni me të parin, ndiqni checklistin, dhe nuk do të keni surpriza ligjore.

Gabimi financiar i dytë më i shpeshtë është buxhetimi vetëm me pagën bruto, pa llogaritur 16.7% kontributet e punëdhënësit. Për çdo 100,000 ALL pagë bruto, kostoja reale e biznesit është 116,700 ALL.

Nëse keni pyetje për situatën tuaj specifike, kontaktoni ne nëpërmjet WhatsApp. Ju ndihmojmë të bëni llogaritjet dhe të plotësoni dokumentacionin saktë, pa penalitete.

Kontaktoni tani nëpërmjet WhatsApp

---