Ligji për Dietat e Punonjësve – Kuadri Ligjor

Dietat e punonjësve rregullohen nga VKM nr. 870, datë 18.6.2014, "Për trajtimin financiar të punonjësve kur dërgohen me shërbim jashtë vendit të qendrës së punës" dhe ndryshimet e mëvonshme (VKM nr. 325/2016 dhe VKM nr. 74/2019). Kjo VKM e ndryshuar është akti ligjor kryesor referues. Ajo përcakton me saktësi: normat ditore të dietave sipas destinacionit (brenda dhe jashtë vendit); kushtet objektive të përfitimit (distanca, nevoja për fjetje); dokumentacionin e detyrueshëm; procedurën e rimbursimit; dhe kohën maksimale të komandimit.

Për sektorin privat, VKM shërben si kufi i pranueshmërisë tatimore — dietat brenda normave VKM janë të zbritshme dhe jo të tatueshme. Çdo tejkalim i normave VKM kthehet automatikisht në të ardhurë të tatueshme të punonjësit. Njohja e VKM-ve të aplikueshme është thelbësore për çdo punëdhënës.

VKM përcakton norma të ndryshme sipas destinacionit:

Normat përfshijnë shpenzimet e ushqimit dhe shpenzime të tjera personale, por jo akomodimin (që mbulohet veçmas me faturë). Për komandime mbi 30 ditë, norma mund të reduktohet me 30%.

Për të përfituar dietë, duhet të plotësohen kumulativisht këto kushte: të ekzistojë urdhëri zyrtar i udhëtimit i nënshkruar nga personi i autorizuar para nisjes (jo post-factum); udhëtimi të jetë i lidhur drejtpërdrejt me veprimtarinë e biznesit dhe qëllimin e treguar; distanca nga vendi i zakonshëm i punës të jetë zakonisht mbi 50 km (ose distancë që kërkon fjetje jashtë); dorëzimi i raportit të udhëtimit brenda 5 ditëve pune nga kthimi, me rezultatet e misionit.

Dietat nuk jepen për: udhëtime personale të maskuara si udhëtime pune; shtegtarë të rregullt që e kanë udhëtimin si pjesë normale të punës (shoferët, agjentët tregtarë — këta trajtojnë shpenzimet ndryshe); kolegë pune që jetojnë pranë destinacionit dhe nuk kanë shpenzime shtesë. Ne ndihmojmë në strukturimin korrekt të politikës së dietave të kompanisë suaj.

Punëdhënësi ka detyrime specifike ligjore dhe tatimore në lidhje me dietat: miratimi formal i çdo udhëtimi me urdhër të shkruar para nisjes; pagesa e dietave brenda afatit të arsyeshëm — zakonisht para udhëtimit ose brenda 5 ditëve pune nga kthimi dhe dorëzimi i raportit; regjistrimi kontabël i saktë i shpenzimeve me dokumentacion të plotë mbështetës; dhe trajtimi tatimor i duhur — dietat brenda VKM-së pa tatim, ato mbi VKM me mbajtje tatimi e kontributesh.

Punëdhënësi privat mund të vendosë norma dietash më të larta se VKM-ja, por duhet të trajtojë diferencën si të ardhurë shtesë të punonjësit: të mbajë tatimin në burim dhe kontributet mbi shumën e tepërt, dhe ta raportojë në listëpagesën mujore. Politika e dietave duhet dokumentuar në rregulloren e brendshme të kompanisë dhe komunikuar punonjësve. Ne hartojmë dhe zbatoj politikat e dietave në mënyrë tatimisht efikase.