OJF dhe Organizata Jofitimprurëse: Udhëzuesi Praktik për Operimin në Shqipëri

I gjithë procesi, nga hartimi i statutit deri te llogaria në eFiling, zgjat 3 deri në 4 javë nëse ndiqni rradhën e duhur. Ja hapat.

Hapi 1: Hartoni statutin dhe aktin e themelimit. Përcaktoni formën (shoqatë, fondacion ose qendër), qëllimin, organet vendimmarrëse dhe rregullat e funksionimit. Për ndihmë me zgjedhjen e formës, shikoni udhëzuesin për ligjin e OJF-ve.

Hapi 2: Aplikoni në Gjykatën e Rrethit Gjyqësor Tiranë. Të gjitha OJF-të në Shqipëri regjistrohen në këtë gjykatë, pavarësisht vendndodhjes. Tarifa: 1,000 lekë. Vendimi del brenda 1 deri në 2 javësh.

Hapi 3: Regjistrohuni në QKB brenda 15 ditëve. Pas vendimit të gjykatës, paraqituni në Qendrën Kombëtare të Biznesit. Tarifa: 100 lekë. QKB ju lëshon NIPT-in, numrin unik të identifikimit tatimor. OJF regjistrohet në regjistrin e veçantë të OJF-ve, jo në regjistrin tregtar. Shikoni regjistrimin e biznesit për detaje mbi QKB-në.

Hapi 4: Regjistrohuni në administratën tatimore brenda 30 ditëve. Paraqituni në Drejtorinë Rajonale Tatimore (DRT) me: vendimin e gjykatës, statutin, NIPT-in, formularin e regjistrimit tatimor, dhe dokumentin e identifikimit të përfaqësuesit ligjor. Siguroni që të keni kopje të noterizuara. Vonesa në këtë hap sjell gjobë 10,000 lekë.

Hapi 5: Hapni llogari bankare. Bankave u duhet: NIPT, vendimi i gjykatës, statuti dhe dokument identifikimi i personit të autorizuar për firmosje. Pa llogari bankare nuk mund të pranoni grante ose donacione në mënyrë transparente.

Hapi 6: Aktivizoni llogaritë në eFiling. Ditën e nesërme pas regjistrimit në QKB, llogaria juaj në portalin Tatimet e Mia aktivizohet automatikisht. Përdorni NIPT-in si emër përdoruesi dhe fjalëkalimin fillestar "Tatimetemia12". Ndryshoni fjalëkalimin menjëherë.

Hapi 7: Vendosni sistemin kontabël. Zgjidhni standartin (SKK ose SNRF për NVM), hapni planin kontabël, dhe filloni regjistrimin e transaksioneve që ditën e parë. Mos prisni muajin e parë të raportimit.

Këshilla jonë për çdo OJF të re: punësoni një kontabilist që ditën e parë, jo kur të vijë njoftimi i parë nga DPT. Kostoja e një kontabilisti të jashtëm për një OJF të vogël fillon nga 15,000 lekë në muaj.

OJF-të nuk kanë "fitim". Termi i saktë në pasqyrat financiare është "tepricë e të ardhurave mbi shpenzimet". Përdorimi i terminologjisë së gabuar në dokumente zyrtare sinjalizon kontabilitet amator dhe tërheq vëmendjen e auditorëve.

Standartet kontabël

Shumica e OJF-ve në Shqipëri zbatojnë SKK (Standartet Kombëtare të Kontabilitetit). OJF-të me të ardhura vjetore mbi 30 milion lekë duhet të kalojnë në SNRF të plota (Standartet Ndërkombëtare të Raportimit Financiar). Për zona të mesme ekziston SNRF për NVM, i cili është më praktik për OJF-të e mesme me aktivitet ndërkombëtar. Në praktikë, një OJF e vogël me një grant dhe 3 punonjës përdor SKK. Një OJF me disa donatorë ndërkombëtarë dhe buxhet mbi 30 milion lekë përdor SNRF të plota.

Softueret më të përdorura për kontabilitetin e OJF-ve në Shqipëri janë Alpha Web dhe Financa 5. Të dyja mbështesin planin kontabël shqiptar dhe gjenerojnë pasqyrat financiare në formatin e kërkuar nga DPT.

Plani kontabël për OJF

Plani Kontabël i Unifikuar sipas SKK Nr. 2 përcakton llogari specifike për sektorin jofitimprurës:

• Llogaria 741: Të ardhura nga donacione
• Llogaria 742: Të ardhura nga grante
• Llogaria 743: Të ardhura nga kuotizacione anëtarësie
• Llogaria 744: Të ardhura nga subvencione publike

Çdo burim të ardhurash regjistrohet në llogaritë përkatëse. Kjo ndarje është baza për raportimet ndaj DPT-së, QKB-së dhe donatorëve.

Pasqyrat financiare të OJF-së

Pasqyrat vjetore përfshijnë: bilancin kontabël (pasqyrën e pozicionit financiar), pasqyrën e të ardhurave dhe shpenzimeve, pasqyrën e fluksit monetar, dhe shënimet shpjeguese. Vëreni: OJF përdor "pasqyrë e të ardhurave dhe shpenzimeve", jo "pasqyrë e fitimit dhe humbjes" siç përdorin bizneset. Për konceptet bazë të kontabilitetit dhe pasqyrave financiare, kemi një udhëzues të dedikuar.

Ndarja kritike: jofitimprurëse vs tregtare

Nëse OJF-ja juaj kryen edhe veprimtari ekonomike (shitje librash, trajnime me pagesë, qira ambjentesh), duhet të mbani llogari të veçanta për këtë segment. Të ardhurat tregtare regjistrohen në llogari të ndara nga donacionet dhe grantet. Kjo ndarje është pika ku shumica e OJF-ve dështojnë në auditimin e parë. Pa ndarje të qartë, rrezikoni të humbisni përjashtimin tatimor për të gjitha të ardhurat, jo vetëm ato tregtare.

"Në jemi OJF, nuk paguajmë tatime" është keqkuptimi më i kushtueshëm në sektor. Edhe OJF-të e përjashtuara kanë detyrime deklarimi. Mosdorëzimi i deklaratës vjetore të tatim fitimit, edhe kur shuma është zero, kushton 10,000 lekë gjobë për çdo deklaratë të munguar.

Tatim fitimi

Të ardhurat që lidhen drejtpërdrejt me veprimtarinë jofitimprurëse janë të përjashtuara: donacione, grante, kuotizacione anëtarësie, të ardhura nga aktivitete humanitare. Përjashtimi zbatohet automatikisht, pa nevojë për aprovim të veçantë.

Të ardhurat nga veprimtaria ekonomike (tregtare) tatohen me 15%. Për disa sektorë të veçantë (softuer, agriturizëm, kooperativa bujqësore), norma është 5%. Nëse qarkullimi i përgjithshëm i OJF-së mbetet nën 14 milion lekë në vit, norma për të ardhurat tregtare është 0%.

Shembull konkret: një OJF merr 5 milion lekë grante dhe 2 milion lekë nga trajnime me pagesë. Grantet (5M) janë të përjashtuara. Trajnimet (2M) janë të ardhura tregtare. Meqenëse totali (7M) është nën 14 milion lekë, norma për 2M-shin është 0%. Por deklarata vjetore dorëzohet gjithsesi.

Detyrim absolut: dorëzoni deklaratën e tatim fitimit në DPT brenda 31 marsit, çdo vit, edhe nëse shuma është zero.

TVSH

Furnizimet që lidhen me veprimtarinë jofitimprurëse janë të përjashtuara sipas Nenit 51 të Ligjit të TVSH-së. Por nëse OJF kryen furnizime të tatueshme (shitje mallrash, shërbime tregtare) me qarkullim mbi 10 milion lekë në vit, duhet të regjistrohet për TVSH për atë segment.

Pikë e rëndësishme: grantet dhe donacionet nuk përfshihen në llogaritjen e pragut të TVSH-së. Vetëm të ardhurat tregtare maten.

Listëpagesa

OJF-të me punonjës kanë të njëjtat detyrime si çdo punëdhënës tjetër: sigurime shoqërore 27.9% (16.7% punëdhënës + 11.2% punëmarrës), sigurime shëndetësore 3.4%, dhe TAP (tatim mbi të ardhurat nga punësimi). Deklarata mujore E-SIG 025 dorëzohet në Tatimet e Mia brenda datës 20 të muajit pasardhës. Për punonjës të rinj, E-SIG 027 dorëzohet brenda 48 orëve.

Taksa vendore

OJF-të mund të përfitojnë përjashtim nga taksa e pasurisë së paluajtshme nëse ambjenti përdoret për qëllime jofitimprurëse. Ky përjashtim nuk jepet automatikisht: duhet të kërkohet nga bashkia me dokumentacion mbështetës.

Tre institucione, pesë afate, zero hapësirë për gabime. Printojeni këtë kalendar dhe vendoseni në mur. Vendosni alarme në kalendarin dixhital 2 javë para çdo afati.

Detyrime mujore (nëse keni punonjës)

• E-SIG 025 (listëpagesa): 1 deri 20 të muajit pasardhës
• E-SIG 027 (ndryshime punonjësi): brenda 48 orëve nga ndryshimi

Detyrime vjetore ndaj DPT-së

• Deklarata e tatim fitimit: brenda 31 marsit
• Pasqyrat financiare (PDF i firmosur + Excel): brenda 31 marsit

Detyrime vjetore ndaj QKB-së

• Pasqyrat financiare: brenda 30 qershorit
• Ndryshimet në organet drejtuese ose statut: brenda 30 qershorit

Detyrime ndaj donatorëve

• Raporte financiare periodike: zakonisht çdo 3 ose 6 muaj, sipas kontratës së grantit
• Raporti përfundimtar financiar: brenda 30 deri 90 ditëve pas mbarimit të projektit
• Raporti i auditimit: sipas kërkesave të donatorit (zakonisht brenda 6 muajve pas mbylljes së projektit)

Mungesa e cilëtdo afat të DPT-së sjell gjobë 10,000 lekë për deklaratë. Mungesa e raportimit në QKB rrezikon statusin aktiv të OJF-së në regjistrin elektronik. Mungesa e raporteve për donatorin rrezikon financimin e ardhshëm dhe reputacionin e organizatës.

Këshilla jonë: mos u mbështetni vetëm në kujtesë. Vendosni afatet në Google Calendar ose Outlook me kujtues automatik 14 ditë para.

Një llogari bankare e vetme për të gjitha grantet, një libër i vetëm pa ndarje: kjo skemë nuk kalon as auditimin më të butë. Menaxhimi i dobët i granteve është arsyeja kryesore pse OJF-të shqiptare humbasin financime.

Rregulli i parë: llogari të veçanta për çdo grant

Çdo projekt i financuar merr qendrën e vet të kostos ose nën-llogaritë në libër. Disa donatorë kërkojnë llogari bankare të veçanta për grantin e tyre. Edhe kur nuk kërkohet, ndarja në libër është e detyrueshme për raportim të saktë.

Ndjekja e buxhetit

Para se të shpenzoni, krahasoni me linjën buxhetore të miratuar. Transfertat midis linjave buxhetore zakonisht kërkojnë miratim me shkrim nga donatori. Shpenzime jashtë buxhetit të miratuar, pa miratim të veçantë, do të raportohen si të papranueshme në audit.

Ndarja e shpenzimeve të përbashkëta (cost allocation)

Pagat e stafit administrativ, qiraja, shërbimet komunale ndahen proporcionalisht midis projekteve. Metoda e ndarjes duhet të dokumentohet: ndarja sipas kohës së punës, sipas përqindjes së buxhetit, ose sipas sipërfaqes së ambjenteve. Metoda duhet të jetë konsistente gjatë gjithë projektit.

Shembull konkret: OJF-ja juaj ka 3 projekte aktive me buxhete 2M, 3M dhe 5M lekë. Qiraja mujore është 100,000 lekë. Ndani sipas përqindjes së buxhetit: Projekti A merr 20% (20,000 lekë), Projekti B merr 30% (30,000 lekë), Projekti C merr 50% (50,000 lekë). Dokumentoni këtë metodë në një vendim të brendshëm dhe zbatojeni çdo muaj.

Shpenzimet e pranueshme vs të papranueshme

Çdo donator ka rregullat e veta. Grantet e BE-së ndjekin PRAG (Practical Guide for EU External Actions). Grantet e USAID ndjekin 2 CFR 200. Lexoni kontratën para se të shpenzoni. Kjo është zona ku kontabilistët e mirë bëjnë ndryshimin.

Kërkesa për raportim

Raporte financiare periodike (3 ose 6 mujore) në formatin e donatorit. Bashkëngjitni: pasqyra bankare, urdhër-pagesa, kontrata, fatura. Raporti përfundimtar financiar dorëzohet brenda 30 deri 90 ditëve pas mbarimit të projektit.

Për grante mbi 50,000 deri 100,000 euro, donatorët zakonisht kërkojnë auditim të pavarur të projektit. Buxhetoni për këtë që në fillim.

Anëtarët e bordit të një OJF-je mbajnë përgjegjësi personale për menaxhimin financiar. Kontrollat e brendshme mbrojnë organizatën, punonjësit dhe vetë anëtarët e bordit.

Ndarja e detyrave

Personi që miraton shpenzimet nuk duhet të jetë i njëjti që bën pagesat. Personi që bën pagesat nuk duhet të jetë i njëjti që regjistron transaksionet në libër. Edhe në një OJF me 3 persona, ndani këto role.

Pragu i prokurimit

Për blerje mbi 100,000 lekë, merrni 3 oferta nga furnizues të ndryshëm. Dokumentoni zgjedhjen. Kjo procedurë e thjeshtë mbron nga akuzat për favorizim dhe është kërkesë standarde e shumicës së donatorëve.

Rregulli i dokumentacionit

Çdo transaksion ka nevojë për: faturë ose mandat arkëtimi, dëshmi pagese (pasqyrë bankare ose mandat-arkëtim), dhe firmosje miratimi. Pa këto tre dokumente, transaksioni është i paprovueshëm në audit.

Miratimi i buxhetit

Buxheti vjetor miratohet nga bordi ose asambleja para fillimit të vitit fiskal. Çdo shpenzim duhet të përputhet me buxhetin e miratuar.

Menaxhimi i parasë në dorë

Rregulli i ri i 2026: maximum 100,000 lekë për transaksion në cash. Për donacione në cash mbi këtë shumë, drejtojeni donatorin të bëjë transfertë bankare. Mbani arkën e vogël nën 50,000 lekë me rakordim ditor.

Detyrimi kundër pastrimit të parave

Regjistroni donacionet mbi 100,000 lekë. Identifikoni donatorët. Raportoni transaksione të dyshimta në DPPPP (Drejtoria për Parandalimin e Pastrimit të Parave). FATF ka kritikuar Shqipërinë për mbikëqyrjen e dobët të sektorit OJF në këtë fushë.

Dy numra përcaktojnë nëse OJF-ja juaj ka detyrim për auditim të jashtëm: 30 milion lekë të ardhura vjetore ose 30 punonjës. Mjafton njëri nga këto dy kushte.

Kush mund të auditojë

Auditori duhet të jetë i licencuar dhe i regjistruar në IEKA (Instituti i Ekspertëve Kontabël të Autorizuar). Duhet të jetë i pavarur: asnjë marrëdhënie tjetër financiare me OJF-në. Auditimet kryhen sipas Standarteve Ndërkombëtare të Auditimit (ISA).

Raste të veçanta

OJF-të me status "në interes publik" (miratuar me Vendim të Këshillit të Ministrave) kanë detyrim auditimi pavarësisht madhësisë. Ky status zbatohet rrallë në Shqipëri.

Nëse OJF-ja juaj merr fonde publike (nga buxheti i shtetit ose bashkive), KLSH (Kontrolli i Lartë i Shtetit) ka të drejtë të kryejë auditim të pavarur, veç atij ligjor.

Për grante të mëdha, donatorët kërkojnë auditim të veçantë për projektin. Kjo është e ndarë nga auditimi ligjor vjetor. Mund të përdorni të njëjtin auditor ose të ndryshëm.

Përgaditja

Filloni të përgaditeni që në janar për vitin e mëparshëm. Angazhoni auditorin herët: i duhen 2 deri në 4 javë minimum. Siguroni që të keni gati: regjistra financiare të organizuara, rakordime bankare, dokumentacion për çdo grant, procesverbalet e bordit që miratojnë buxhetin, dhe inventarin e aseteve.

Kostoja orientuese: 200,000 deri në 500,000 lekë për OJF të vogla; 500,000 deri në 1,500,000 lekë për organizata më të mëdha me shumë projekte.

Nëse auditimi zbulon parregullsi, pasojat variojnë nga opinioni i kualifikuar (që tregon problem të kufizuar) deri te opinioni i kundërt (që tregon problem serioz). Një opinion i kundërt ose mosdhënie opinioni mund të sjellë humbje të financimit nga donatorët dhe vëmendjen e DPT-së.

Këto shtatë gabime kushtojnë mijëra euro në gjoba dhe financime të humbura çdo vit. Shumica janë të parandalueshme me pak disiplinë.

1. Mosdeklarimi vjetor. OJF-të mendojnë se përjashtimi tatimor do të thotë zero detyrime. Gabim. Deklarata e tatim fitimit dorëzohet çdo vit, edhe me shumë zero. Gjoba: 10,000 lekë për deklaratë.

2. Përzierja e fondeve të granteve. Një llogari bankare, një libër pa ndarje. Auditori i donatorit e hedh poshtë raportin në minutën e parë.

3. Mungesa e ndarjes jofitimprurëse/tregtare. Të ardhurat tregtare fshihen mes donacioneve. Ja çfarë ndodh: një OJF merr 8 milion lekë donacione dhe 3 milion lekë nga shërbime konsulence. I regjistron të gjitha si "të ardhura nga donacione". Kur DPT-ja verifikon, përjashtimi tatimor hiqet për të gjitha të ardhurat (11M), jo vetëm për 3M-shin. Gjoba plus tatimi retrospektiv bëhen të larta.

4. Mungesa e dokumentacionit për shpenzimet cash. Pa faturë, pa mandat, pa firmosje. Në audit, këto shpenzime konsiderohen të papranueshme dhe duhen kthyer.

5. Shpenzime jashtë buxhetit të grantit. Paraja e grantit shkon për gjëra që nuk janë në buxhetin e miratuar. Pa miratim të shkruar të donatorit, këto shpenzime do të kërkohen të kthehen.

6. Vonesa në raportimin ndaj QKB-së. Afati është 30 qershori. Pas kësaj datë, OJF-ja rrezikon të shënohet si joaktive në regjistrin elektronik.

7. Mosregjistrim për TVSH kur qarkullimi tregtar kalon pragun. Nëse të ardhurat tregtare kalojnë 10 milion lekë në vit, OJF duhet të regjistrohet për TVSH. Mosveprim sjell detyrimin retrospektiv për TVSH plus penalitete.

Për secilën nga këto gabime, parandalimi është i thjeshtë: punësoni një kontabilist të mirë që ditën e parë dhe ndiqni rregullat që kemi përshkruar më lart. Nëse keni nevojë për ndihmë me kontabilitetin, tatimet ose raportimet e OJF-së suaj, na kontaktoni për një konsultë.