Si të dorëzosh listëpagesën e sigurimeve online: udhëzues hap pas hapi

Shumica e punëdhënësve mendojnë se eSIG025 është "formulari i sigurimeve". Kjo është e saktë vetëm pjesërisht. Ai deklaron tre gjëra njëherësh:

1. Kontributet e sigurimeve shoqërore (punonjës dhe punëdhënës)
2. Kontributet e sigurimeve shëndetësore (punonjës dhe punëdhënës)
3. Tatimin mbi të ardhurat nga punësimi (TAP)

Normat aktuale të kontributeve janë:

Tatimi mbi pagën ndiqet sipas shkallëve progresive: 0% deri 30,000 ALL/muaj, 13% për pjesën mes 30,001 dhe 150,000 ALL, dhe 23% mbi 150,000 ALL.

Mos e ngatërroni eSIG025 me eSIG027. Formulari eSIG027 regjistron dhe largon punonjësin nga sistemi. Aty vendosni datën e fillimit ose largimit të punës. eSIG025 është listëpagesa mujore operative që plotësohet pas çdo periudhe pagese.

Gjëja që pak e dinë: sistemi krijon draft-in e eSIG025 automatikisht çdo fillim muaji. Nuk duhet ta ndërtoni nga zero. Sistemi e parapopullon me punonjësit ekzistues sipas eSIG027-ve të dorëzuara. Ju duhet ta verifikoni, plotësoni pagat dhe kontributet, dhe ta dorëzoni.

Mësoni normat e plota dhe bazën e llogaritjes në guidën tonë për sigurimet shoqërore.

Pas këtij hapi duhet të keni: Kuptim të qartë të asaj çfarë deklaron eSIG025 dhe dallimin mes tij dhe eSIG027.

---

Tre minuta përgatitje kursejnë tridhjetë minuta bllokimi në mes të procesit. Para se të hapni platformën e-filing, kontrolloni që i keni gati këto tre gjëra.

1. Kredencialet e e-filing (NIPT + fjalëkalim)

Hyrja në sistem bëhet me NIPT-in e biznesit dhe fjalëkalimin që keni krijuar gjatë regjistrimit në e-filing. Nënshkrimi elektronik është alternativë e vlefshme, por jo i detyrueshëm. Nëse keni harruar fjalëkalimin, klikoni "Harrove fjalëkalimin?" në faqen e hyrjes dhe sistemi dërgon udhëzime te email-i i regjistruar.

2. Punonjësit të regjistruar nëpërmjet eSIG027

Çdo punonjës duhet të jetë regjistruar paraprakisht nëpërmjet eSIG027, të paktën një ditë kalendarike para se të fillojë punën. Nëse nuk e keni bërë këtë, sistemi nuk do ta shfaqë punonjësin në listëpagesë. Dorëzoni eSIG027 për punonjësit e rinj para se të procedoni me listëpagesën.

3. Lista e pagave dhe ditëve të punës për muajin

Keni gati pagën bruto për çdo punonjës dhe numrin e ditëve të punuara gjatë muajit. Për punonjës që kanë punuar muajin e plotë, ditët janë zakonisht 22 deri 23. Për punonjës të rinj ose ata me mungesë, llogaritni ditët aktuale të punës.

Pas këtij hapi duhet të keni: NIPT + fjalëkalim të gatshëm, të gjithë punonjësit aktivë të regjistruar nëpërmjet eSIG027, dhe tabelën e pagave dhe ditëve të punës për muajin përkatës.

---

Shkoni te efiling.tatime.gov.al. Mund ta aksesoni edhe nëpërmjet e-albania.al, por platforma direkte e DPT është më e drejtpërdrejtë për këtë qëllim.

Hyrja në sistem:

1. Klikoni butonin "Hyr" (Login) në këndin e djathtë lart
2. Vendosni NIPT-in tuaj në fushën "Emri i Përdoruesit"
3. Vendosni fjalëkalimin
4. Klikoni "Hyr"

Navigimi te eSIG025:

1. Nga menuja kryesore zgjidhni "Listëpagesat"
2. Nga nënmenuja zgjidhni "eSIG025 - Listëpagesa e Kontributeve"
3. Sistemi shfaq listën e periudhave mujore të disponueshme

Zgjedhja e periudhës:

1. Gjeni muajin për të cilin po deklaroni (p.sh. "Janar 2026")
2. Klikoni mbi periudhën për të hapur draft-in

Statusi i listëpagesës do të shfaqet si "E pakorrigjuar" ose "E paplotësuar". Kjo është normale. Formulari është i parapopulluar me punonjësit tuaj aktualë dhe pret verifikimin tuaj.

---

Para se të ndryshoni ndonjë shifër, bëni një kontroll të shpejtë. Ky hap zbulon shumicën e problemeve para se të bëhen të vështira për t'u korrigjuar.

Kontrolloni këto tre pika:

Muaji dhe viti i periudhës janë ata që dëshironi. Nëse klikoni shpejt, sistemi mund të hapë periudhën e gabuar.

Të gjithë punonjësit aktivë janë në listë. Numëroni punonjësit në ekran dhe krahasoni me listën tuaj interne. Nëse dikush mungon, eSIG027 nuk ishte dorëzuar ose ishte dorëzuar me gabim. Shtoni punonjësin e munguar nëpërmjet eSIG027 dhe pastaj kthehuni te eSIG025.

Nuk figuron punonjës i larguar. Nëse dikush ka lënë punën muajin e kaluar dhe eSIG027 e largimit nuk ishte dorëzuar, emri i tij do të jetë akoma në listë. Hiqeni nëpërmjet eSIG027 para se të dorëzoni listëpagesën.

Kur keni konfirmuar që lista e punonjësve është e saktë, vazhdoni te plotësimi i të dhënave.

---

Ky është hapi ku ndodhin gabimet. Plotësoni me kujdes çdo rresht, duke kontrolluar shifrat para se të kaloni te punonjësi tjetër.

Për çdo punonjës plotësoni këto fusha:

Versioni aktual eSIG025v3 (aktiv nga janari 2025) i llogarit automatikisht kontributet kur vendosni pagën bruto dhe ditët e punës. Megjithatë, verifikoni shifrat para se të kaloni te rreshti tjetër.

Punonjës i ri që ka filluar punë nga mesi i muajit

Nëse Ardiani filloi punë nga data 10, dhe muaji ka 22 ditë pune, ai ka punuar 13 ditë. Paga bruto për deklarim është proporcionale: (80,000 / 22) x 13 = 47,273 ALL. Vendosni 13 ditë pune dhe pagën proporcionale. Sistemi e pranon vlerën proporcionale.

Punonjës me pagë nën minimalen ligjore

Paga bruto nuk mund të jetë nën pagën minimale ligjore (40,000 ALL nga viti 2024). Sistemi e refuzon me mesazh gabimi. Nëse punonjësi është me orar të pjesshëm, kontributet llogariten mbi pagën minimale proporcionale me orët e kontraktuara.

Verifikimi i llogaritjes manuale

Për punonjës me pagë bruto 80,000 ALL:

• Sigurime shoqërore punonjësi: 9.5% x 80,000 = 7,600 ALL
• Sigurime shëndetësore punonjësi: 1.7% x 80,000 = 1,360 ALL
• TAP: (80,000 - 30,000) x 13% = 6,500 ALL
• Sigurime shoqërore punëdhënësi: 15.5% x 80,000 = 12,400 ALL
• Sigurime shëndetësore punëdhënësi: 1.7% x 80,000 = 1,360 ALL

Shikoni udhëzuesin tonë për llogaritjen e pagës bruto-neto për formulat e plota dhe rastet speciale.

Pas këtij hapi duhet të keni: Të gjithë rreshtat e punonjësve të plotësuar me pagë bruto, ditë pune dhe kontribute të verifikuara.

---

Dorëzimi nuk është hapi i fundit. Ai çel hapat e fundit. Por para se të klikoni "Dorëzo", kontrolloni edhe njëherë totalin e formularit.

Sistemi shfaq totalin e kontributeve dhe TAP-it për të gjithë punonjësit në fund të formularit. Krahasoni me llogaritjet tuaja manuale ose me tabelën e pagave.

Hapat e dorëzimit:

1. Klikoni butonin "Valido" (ose "Kontrollo")
2. Sistemi skanon të gjithë fushat dhe nxjerr gabimet me ngjyrë të kuqe
3. Lexoni çdo mesazh gabimi dhe korrigjoni fushën përkatëse
4. Klikoni "Valido" sërish deri sa sistemi nuk shfaq gabime
5. Klikoni "Dorëzo"
6. Sistemi kërkon konfirmim. Klikoni "Po, dorëzo"
7. Statusi ndryshon në "Dorëzuar"

Shkarkoni konfirmimin menjëherë.

Pas dorëzimit, shkarkoni faturën tatimore me vulë elektronike. Klikoni "Shkarko konfirmimin" (ose ikonën PDF). Ky dokument ka vlerë ligjore, dëshmon dorëzimin brenda afatit dhe shërben si provë nëse keni mosmarrëveshje me DPT në të ardhmen. Ruajeni në arkivin tuaj mujor.

Shikoni guidën e pagesave të sigurimeve shoqërore për detaje mbi pagesat mujore.

---

Gabimi më i zakonshëm i punëdhënësve të rinj: dorëzojnë eSIG025 në datën 18 dhe mendojnë se kanë mbaruar. Dorëzimi i formularit dhe pagesa e kontributeve janë dy hapa krejtësisht të ndryshëm. Sistemi do të regjistrojë dorëzimin, por DPT pret pagesën e kontributeve deri me datën 20.

Gjenero urdhër-pagesën nga sistemi:

1. Pas dorëzimit, sistemi shfaq seksionin "Pagesa"
2. Klikoni "Gjenero urdhër-pagesën" ose "Shkarko urdhër-pagesën"
3. Dokumenti tregon totalin e kontributeve dhe kodin e llogarisë bankare të DPT

Kryeni pagesën nëpërmjet bankës:

1. Hyni në internet banking ose shkoni fizikisht në bankë
2. Krijoni urdhër-pagesë me të dhënat e urdhrit të gjeneruar
3. Referencë pagese: vendosni NIPT-in dhe periudhën (p.sh. "012345678 - Janar 2026")
4. Dërgoni pagesën deri datën 20 të muajit pasardhës

Mund të paguani kontributet çdo ditë të muajit midis 1 dhe 20, jo domosdoshmërisht atë ditë kur dorëzoni listëpagesën. Shumë biznese zgjedhin ta bëjnë pagesën e kontributeve bashkë me pagimin e pagave.

Nëse pagoni pas datës 20:

Aplikohet kamatë vonesë mbi shumën e kontributeve të papaguara. Norma llogaritet sipas vendimit të Këshillit të Ministrave. Sa më vonë paguani, aq më shumë akumulohet kamata. Pagesa e vonë nuk shmang gjobën e 10,000 ALL nëse edhe formularin e keni dorëzuar pas datës 20.

Lexoni më shumë për detyrimet e plota të pagesave dhe sigurimeve.

Pas këtij hapi duhet të keni: Konfirmimin e dorëzimit të eSIG025 dhe konfirmimin e pagesës bankare të kontributeve. Këto dy dokumente mbyllin ciklin mujor të listëpagesës.

---

Edhe kontabilistë me vite eksperiencë bëjnë gabime në listëpagesë herë pas here. Çelësi nuk është t'i shmangni absolutisht, por t'i kapni shpejt dhe t'i korrigjoni para se gjoba të fillojë të akumulohet.

Gabimi 1: Numri personal (NID) i gabuar

Sistemi e verifikon NID-in me bazën e ISSH. Nëse numri nuk përputhet, mesazhi shfaqet me ngjyrë të kuqe: "Numri personal nuk gjendet." Kontrolloni NID-in te kartë identiteti e punonjësit dhe vendoseni saktë.

Gabimi 2: Paga bruto nën pagën minimale

Nëse vendosni pagë nën 40,000 ALL për punonjës me orar të plotë, sistemi e refuzon. Nëse punonjësi vërtet ka punuar me pagë të reduktuar për shkak mungesash, kontrolloni rregulloret, sepse baza e kontributeve nuk mund të jetë nën minimalen ligjore.

Gabimi 3: Ditë pune gabim

Muaj i plotë me 22 ditë pune është referenca tipike, por muaj të ndryshëm kanë numra të ndryshëm. Shkurti ka 20 ditë pune. Muaj me pesë javë të plota kanë 23 ditë pune. Kontrolloni kalendarit e punës çdo muaj dhe mos kopjoni automatikisht numrin e muajit të kaluar.

Gabimi 4: Punonjës aktiv mungon nga lista

Shikoni sqarimin e Step 4 më sipër. Shtojeni punonjësin nëpërmjet eSIG027 dhe pastaj kthehuni te eSIG025 për të dorëzuar sërish.

Gabimi 5: Dorëzimi pa pagesë bankare

Formulari i dorëzuar dhe pagesa e papaguar krijon penalitet. Kodi tatimor shqiptar trajton dorëzimin dhe pagesën si dy detyrime krejtësisht të pavarura.

Si korrigjoni pas dorëzimit:

Nëse keni dorëzuar listëpagesën me të dhëna të gabuara:

1. Hyni sërish në efiling.tatime.gov.al
2. Shkoni te "Listëpagesat" dhe zgjidhni periudhën e gabuar
3. Klikoni opsionin "Riedito" (ose "Korrigjo")
4. Bëni ndryshimet e nevojshme në fushat e gabuara
5. Validoni dhe dorëzoni versjonin e korrigjuar

Sistemi e ruan versionin e parë si historik dhe e shënon versionin e ri si korrigjim zyrtar. Nëse korrigjimi çon në ndryshim të shumës së kontributeve, diferenca paguhet ose kreditohet sipas situatës. Nëse korrigjimi kryhet pas datës 20, kontabilisti juaj mund të negociojë trajtimin e penaliteteve me DPT.

Pas këtij hapi duhet të keni: Listëpagesën me të dhëna korrekte të dorëzuar, versionin e korrigjuar të ruajtur në historik dhe kontributet e paguara sipas shumës së saktë.

---

Nëse keni ndeshur gabime teknike, periudha të bllokuara ose diferenca që nuk i shpjegoni, firma jonë merret me deklaratat e eSIG025 çdo muaj. Ne menaxhojmë listëpagesat për biznese të vogla dhe të mesme në Tiranë, pa asnjë vonesë dhe pa asnjë penalitet.

Na kontaktoni nëpërmjet WhatsApp dhe i trajtojmë problemet tuaja brenda 24 orëve.

---