QKR: Udhëzuesi i Plotë për Qendrën Kombëtare të Biznesit (QKB) në Shqipëri

Regjistrimi fillestar i biznesit pranë QKB është falas. Nuk ka tarifë aplikimi, nuk ka kosto të fshehura. Procesi përfundon brenda 24 orëve nga dorëzimi i aplikimit. Ky fakt befason shumë sipërmarrës që presin burokraci të gjatë, por QKB funksionon me efikasitet dixhital që nga kalimi i plotë në e-Albania.

Kush mund të aplikojë

Aplikimin e dorëzon personi vetë ose përfaqësuesi i autorizuar me prokurë. Për SHPK dhe SHA, themeluesit aplikojnë bashkërisht ose caktojnë një përfaqësues të përbashkët. Për shoqëritë kooperative, kryetari i bordit dorëzon aplikimin. Për degët e shoqërive të huaja, përfaqësuesi ligjor i degës kryen procedurën. Prokura duhet të jetë e noterizuar dhe specifike për procesin e regjistrimit.

Procesi hap pas hapi

1. Hyni në e-albania.al me kartën e identitetit ose pasaportën biometrike.
2. Kërkoni shërbimin "Regjistrim fillestar" për llojin e biznesit (person fizik, SHPK, SHA, shoqëri kolektive, kooperativë).
3. Plotësoni formularin me të dhënat e biznesit: emri tregtar, adresa e selisë, kodi NACE i aktivitetit, të dhënat e themeluesve dhe administratorit.
4. Ngarkoni dokumentet mbështetëse (shih listën sipas llojit më poshtë).
5. Dorëzoni aplikimin elektronikisht.
6. Brenda 24 orëve merrni njoftim elektronik: miratim dhe NIPT, ose arsyen e refuzimit me udhëzime për plotësimin e mangësive.
7. Shkarkoni certifikatën e regjistrimit me vulë elektronike me vlerë të plotë ligjore.

QKB ofron edhe mundësinë e regjistrimit të njëkohshëm në Regjistrin Tregtar dhe në Regjistrin e Pronarëve Përfitues. Zgjidhni këtë opsion gjatë aplikimit për të kursyer kohë dhe për të eliminuar nevojën për dy aplikime të veçanta.

Dokumentet sipas llojit të biznesit

Person fizik: Dokument identiteti, adresë e selisë (kontratë qiraje ose certifikatë pronësie), përshkrim i aktivitetit tregtar sipas kodit NACE. Për shtetasit e huaj, dokumenti i identitetit duhet të jetë i legalizuar.

SHPK (Shoqëri me Përgjegjësi të Kufizuar): Akt themelues i nënshkruar nga ortakët, statuti i shoqërisë, vendimi i ortakëve për emërimin e administratorit, dokumentet e identitetit të ortakëve dhe administratorit. Kapitali minimal i SHPK-së është 100 lekë (simbolik), por shumica e bizneseve fillojnë me kapital më të lartë.

SHA (Shoqëri Aksionare): Statuti i miratuar nga asambleja konstituive, vendimi i asamblesë, dokumentet e identitetit të aksionerëve dhe anëtarëve të bordit, vërtetimi i depozitimit të kapitalit fillestar në bankë. Kapitali minimal për SHA: 3,500,000 lekë.

Shoqëri kooperative: Statuti, lista e anëtarëve themelues (minimumi 2 anëtarë), vendimi i asamblesë konstituive, dokumentet e identitetit.

Dokumentet duhet të jenë në gjuhën shqipe. Dokumentet e huaja kërkojnë apostilë (për shtetet palë të Konventës së Hagës) ose legalizim konsullor, plus përkthim të certifikuar në shqip nga një përkthyes i betuar. Dokumentet nuk pranohen nëse kanë korrigjime të paverifikuara ose janë të palexueshme.

NIPT-i (Numri i Identifikimit të Personit të Tatueshëm), i njohur edhe si NUIS (Numri Unik i Identifikimit të Subjektit), gjenerohet automatikisht nga sistemi elektronik i QKB-së. Nuk lëshohet nga tatimet, nuk lëshohet nga bashkia. Momenti i lëshimit: menjëherë pas miratimit të regjistrimit, brenda 24 orëve nga aplikimi.

Për personat fizikë tregtarë, NIPT-i është numër unik i ndryshëm nga numri personal i identitetit. Për individët që deklarojnë si persona fizikë (jo tregtarë), numri personal i kartës së identitetit shërben si NIPT për efekte tatimore.

Çfarë ndodh pas lëshimit

QKB njofton automatikisht katër institucione pa nevojën e ndërhyrjes suaj:

• Drejtorinë e Përgjithshme të Tatimeve (DPT), në nivel qendror dhe vendor
• Institutin e Sigurimeve Shoqërore
• Fondin e Sigurimeve Shëndetësore
• Inspektoriatin Shtetëror të Punës

Nuk keni nevojë të shkoni vetë në secilën zyrë. QKB funksionon si sportel me një ndalesë: një regjistrim, një NIPT, katër institucione të njoftuara automatikisht. Kjo kursen të paktën dy ditë pune krahasuar me sistemin e vjetër ku çdo institucion vizitohej veçmas.

Ku përdoret NIPT-i

NIPT-i bëhet identifikuesi juaj unik në çdo marrëdhënie me shtetin dhe partnerët e biznesit:

• eFiling: Emër përdoruesi në portalin Tatimet e Mia për deklarata tatimore
• Fatura: Identifikues i detyrueshëm në çdo faturë të fiskalizuar
• Banka: Referencë për llogaritë bankare të biznesit
• Tenderë: Identifikues në prokurimin publik dhe kontratat shtetërore
• Partnerë: Numri me të cilin furnitorët dhe klientët ju identifikojnë

Ditën e nesërme pas lëshimit të NIPT-it, llogaria juaj në eFiling aktivizohet automatikisht me fjalëkalimin fillestar "Tatimetemia12". Ndryshojeni menjëherë. Për udhëzime të hollësishme mbi portalin tatimor, lexoni udhëzuesin tonë për Tatimet e Mia.

Para se të regjistroni biznesin pranë QKB, mund të rezërvoni emrin tregtar. Kjo nuk është e detyrueshme, por është e këshillueshme nëse keni nevojë për kohë para se të plotësoni dokumentacionin e regjistrimit ose nëse doni të siguroni një emër specifik ndërsa përgatitni statutin dhe aktin themelues.

Si funksionon

Aplikimi bëhet përmes e-Albania. QKB lëshon certifikatën e rezërvimit brenda 1 dite pune. Emri i rezërvuar mbahet ekskluzivisht për ju për 30 ditë kalendarike. Nëse nuk e regjistroni biznesin brenda këtij afati, rezërvimi skadon automatikisht dhe emri bëhet i disponueshëm për kudonjërin. Nuk ka mundësi zgjatjeje: nëse keni nevojë për më shumë kohë, duhet të ribëni rezërvimin nga fillimi.

Kufizime në zgjedhjen e emrit

QKB kontrollon emrin kundrejt të gjithë regjistrit tregtar. Emri duhet të jetë unik, i ndryshëm nga emrat e regjistruar ekzistues, dhe të mos bjerë ndesh me emra të mbrojtur (emra shtetesh, institucionesh ndërkombëtare, ose markash tregtare të regjistruara).

Para se të aplikoni, kontrolloni vetë në regjistrin tregtar online në qkb.gov.al nëse emri juaj i dëshiruar është i lirë. Kjo shmang refuzimin e aplikimit dhe humbjen e kohës.

Këshillë praktike: përgatitni 2-3 emra alternativë. Emrat e thjeshtë dhe të përgjithshëm (psh. "Albania Trading" ose "Tirana Consulting") janë zakonisht tashmë të zëna. Emrat specifike, dalluese dhe kreative miratohen më shpejt.

Ekstrakti i regjistrit tregtar është dokumenti që vërteton çfarë të dhënash ka një subjekt në QKB. Falë dixhitalizimit, dokumentin e merrni në sekonda përmes e-Albania dhe ka vlerë të plotë ligjore, plotësisht ekuivalent me dokumentin fizik me vulë.

Llojet e dokumenteve

Ekstrakt i thjeshtë: Tregon gjendjen aktuale të subjektit: emrin tregtar, NIPT-in, adresën e selisë, administratorin, statusin (aktiv, pezulluar, çregjistruar), objektin e aktivitetit, dhe ortakët/aksionerët. Gjenerohet menjëherë online me vulë elektronike.

Ekstrakt historik: Përfshin gjendjen aktuale plus historikun kronologjik të çdo ndryshimi që ka pësuar biznesi nga regjistrimi fillestar: ndryshime adrese, administratorësh, ortakësh, kapitali, statuti. I dobishëm për due diligence të thelluar dhe verifikim të historisë së biznesit.

Certifikatë regjistrimi: Dokumenti zyrtar që vërteton se subjekti është i regjistruar pranë QKB me një NIPT specifik, në një datë specifike. Me vulë elektronike, ka vlerë të plotë ligjore për çdo përdorim zyrtar.

Si i merrni

1. Hyni në e-albania.al.
2. Kërkoni "Ekstrakt i thjeshtë", "Ekstrakt historik" ose "Certifikatë regjistrimi".
3. Vendosni NIPT-in e subjektit që ju intereson.
4. Dokumenti gjenerohet dhe shkarkohet menjëherë në format PDF me vulë elektronike.

Kur ju duhen

• Hapje llogarie bankare: Banka kërkon certifikatë regjistrimi dhe ekstrakt aktual para se të hapë llogarinë e biznesit
• Tenderë publikë: Dokumentacioni i prokurimit kërkon ekstrakt të freskët, zakonisht jo më të vjetër se 3 muaj
• Marrëveshje me partnerë: Verifikimi i statusit juridik dhe përfaqësuesit ligjor para nënshkrimit
• Due diligence: Kontrolli i furnitorëve para pagesave të mëdha ose lidhjes së kontratave afatgjata
• Noterë: Transaksione pronësie, kontrata serioze, ose çdo akt noterial ku kërkohet identifikimi i shoqërisë

Para vitit 2020, për këto dokumente duhej vizitë në sportel fizik dhe pritje. Tani gjithçka bëhet online brenda minutash. Këshillë: ruani një kopje të ekstraktit aktual para çdo ndryshimi në regjistrim, si referencë historike.

Ligji kërkon që çdo ndryshim në të dhënat e regjistrimit fillestar të regjistrohet pranë QKB brenda 30 ditëve kalendarike nga ndodhja e ndryshimit. Mos e nënvleftësoni këtë afat: vonesa sjell sanksione administrative dhe krijon probleme me palët e treta (banka, tatimet, partnerë) që mbështeten në të dhënat e regjistrit tregtar.

Ndryshimet më të zakonshme

QKB ofron 24 lloje shërbimesh ndryshimi përmes e-Albania, duke përfshirë edhe transformime, bashkime, dhe ndërprerje aktiviteti. Katër lloje ndryshimesh janë më të shpeshtat:

Ndryshim adrese: Vendimi i administratorit për ndryshimin e selisë plus dokumentacioni i adresës së re (kontratë qiraje, certifikatë pronësie). Ngarkohet në e-Albania, miratohet brenda 1 dite pune. Pas miratimit në QKB, duhet përditësuar edhe adresa pranë DPT përmes portalit Tatimet e Mia, sepse sistemi tatimor nuk sinkronizohet automatikisht me QKB-në.

Ndryshim administratori: Vendimi i asamblesë së ortakëve për shkarkimin e administratorit ekzistues dhe emërimin e administratorit të ri, plus dokumenti i identitetit i administratorit të ri. Ky ndryshim kërkon përditësim edhe pranë DPT, sepse administratori është personi i autorizuar për nënshkrimin e deklaratave tatimore dhe përfaqësimin ligjor.

Ndryshim statuti: Vendimi i asamblesë plus teksti i plotë i statutit të ri. Kujdes: QKB kërkon tekstin e plotë që pasqyron ndryshimet, jo vetëm amendamentet e veçuara. Nëse ndryshoni vetëm një nen, gjithsesi dorëzoni statutin e plotë me nenin e ri të integruar në tekst.

Ndryshim ortakësh ose aksionerësh: Kontrata e transferimit të kuotave/aksioneve (e noterizuar për SHPK), vendimi i asamblesë që miraton transferimin, dhe dokumenti i identitetit i ortakut të ri. Nëse ndryshon struktura e pronësisë, përditësoni edhe Regjistrin e Pronarëve Përfitues brenda 30 ditëve.

Procesi

Hyni në e-albania.al, kërkoni shërbimin përkatës (psh. "Ndryshim i të dhënave të SHPK"), plotësoni formularin me të dhënat e reja, ngarkoni vendimin e organit kompetent dhe dokumentet mbështetëse. QKB verifikon dokumentacionin dhe regjistron ndryshimin brenda 1 dite pune. Nëse ka mangësi, merrni njoftim me udhëzime specifike për plotësim.

Pas miratimit, shkarkoni menjëherë ekstraktin e ri për të konfirmuar ndryshimet. Si rregull: ndryshimet e adresës, administratorit, dhe aktivitetit kërkojnë gjithmonë njoftim edhe pranë DPT.

Pasqyrat financiare dorëzohen dy herë në vit, në dy portale të ndryshme dhe me dy afate të ndryshme. Ky është ndoshta fakti që ngatërron më shumë bizneset shqiptare:

• Dorëzimi tatimor: Përmes portalit eFiling (Tatimet e Mia), afati 31 mars. Qëllimi: llogaritja e tatim fitimit dhe detyrimeve tatimore.
• Dorëzimi në QKB: Përmes e-Albania, afati 31 korrik. Qëllimi: transparencë publike, dokumentet bëhen pjesë e regjistrit tregtar dhe janë të aksesueshme për publikun.

Shumë biznese e dinë vetëm afatin e marsit dhe e humbasin dorëzimin e korrikut. Ky seksion mbulon detyrimet ndaj QKB-së.

Kush ka detyrim dorëzimi

Bizneset me detyrim tatim fitimi ose tatim të ardhurash personale nga biznesi, kur xhiroja vjetore kalon 5 milionë lekë. Kjo përfshin shumicën e SHPK-ve dhe SHA-ve aktive, por edhe personat fizikë tregtarë me xhiro mbi këtë prag.

Çfarë dorëzohet

• Pasqyrat financiare vjetore: bilanci, pasqyra e të ardhurave dhe shpenzimeve, pasqyra e fluksit të parasë, shënimet shpjeguese
• Raporti i aktivitetit (raporti i drejtuesve mbi ecurinë e biznesit)
• Raporti i auditimit (kur mbajtja e tij është e detyrueshme sipas ligjit)

Formati i dorëzimit

Dokumentet ngarkohen në dy formate njëkohësisht: PDF i skanuar, i nënshkruar dhe i vulosur nga përfaqësuesi ligjor i shoqërisë, plus versioni Excel. Dokumentet PDF duhet të jenë me nënshkrim elektronik. Kjo kërkesë e dyfishtë është specifikë për QKB dhe nuk ndryshon pavarësisht madhësisë së biznesit.

Këshillë praktike: përgatitni dokumentet në të dy formatet njëkohësisht që në mars, kur i dorëzoni edhe pranë DPT. Kështu në korrik keni gati dokumentet dhe nuk keni punë shtesë. Kontabilisti juaj mund t'i përgatisë të dyja dorëzimet njëherësh.

Regjistri i Pronarëve Përfitues u krijua në vitin 2020 si përgjigje ndaj direktivave të Bashkimit Evropian kundër pastrimit të parave (Anti-Money Laundering Directives). Deklarimi i pronarit përfitues është detyrim ligjor për çdo biznes të regjistruar në Shqipëri. Shumë sipërmarrës nuk e dinë këtë detyrim, por mospërmbushja sjell sanksione administrative.

Kush duhet të regjistrojë

Çdo subjekt raportues i regjistruar në regjistrin tregtar ose në regjistrin e organizatave jofitimprurëse. Kjo përfshin: SHPK-të, SHA-të, shoqëritë kolektive dhe komandite, degët e shoqërive të huaja, dhe OJF-të (shoqatat, fondacionet, qendrat).

Kush është "pronar përfitues"

Pronari përfitues është personi fizik që zotëron ose kontrollon përfundimisht subjektin, pavarësisht sa shtresa juridike ndërmjetëse ekzistojnë. Pronësia mund të jetë:

• Direkte: Personi zotëron drejtpërdrejt kuotat/aksionet (psh. Arbi zotëron 60% të SHPK "Alfa")
• Indirekte: Personi kontrollon përmes një entiteti tjetër (psh. Arbi zotëron 100% të SHPK "Beta", e cila zotëron 70% të SHPK "Alfa", pra Arbi është pronar përfitues indirekt i "Alfa")

Në rastin e pronësisë indirekte, duhet deklaruar edhe entiteti ndërmjetës, lloji i kontrollit, dhe zinxhiri i plotë i pronësisë deri te personi fizik.

Çfarë të dhënash kërkohen

• Identiteti i plotë i pronarit përfitues: emri, datëlindja, shtetësia, numri i identifikimit
• Data kur personi u përcaktua si pronar përfitues
• Lloji i pronësisë (direkte ose indirekte) dhe përqindja e saktë
• Për pronësi indirekte: të dhënat e plota të entitetit ndërmjetës

Kur regjistrohet

Regjistrimi fillestar bëhet njëkohësisht me regjistrimin e biznesit. QKB ofron shërbimin e regjistrimit të njëkohshëm në Regjistrin Tregtar dhe në RPP, gjë që thjeshtëson procesin. Çdo ndryshim në të dhënat e pronarit përfitues (transferim kuotash, ndryshim kontrolli, hyrje e ortakut të ri) duhet regjistruar brenda 30 ditëve.

Ekstrakti i RPP-së me vulë elektronike shkarkohet menjëherë përmes e-Albania dhe ka vlerë të plotë ligjore.

Shoqëritë e huaja që duan të operojnë në Shqipëri kanë dy opsione:

• Degë (branch): Veprimtari e plotë tregtare në emër të shoqërisë mëmë. Degëa mban detyrimet tatimore në Shqipëri.
• Zyrë përfaqësimi: E kufizuar në promovim, hulumtim tregu, dhe lidhje kontaktesh. Nuk kryen veprimtari tregtare dhe nuk gjeneron të ardhura.

Regjistrimi miratohet brenda 1 dite pune pranë QKB, por dokumentacioni kërkon përgatitje paraprake serioze, veçanërisht legalizimin e dokumenteve.

Afati

Regjistrimi bëhet brenda 15 ditëve nga fillimi i aktivitetit në Shqipëri.

Dokumentet e nevojshme

1. Certifikatë regjistrimi e shoqërisë mëmë në vendin e origjinës, që dëshmon ekzistencën ligjore të saj
2. Deklaratë se shoqëria nuk është në likuidim, falimentim, ose e çregjistruar
3. Bilanci i vitit të fundit financiar (nëse shoqëria ka mbi 1 vit aktivitet)
4. Statuti dhe akti themelues i shoqërisë mëmë, me tekstin e plotë që pasqyron ndryshimet
5. Vendimi i organit kompetent (bordi drejtues, asambleja e aksionerëve) për hapjen e degës/zyrës në Shqipëri

Legalizimi i dokumenteve

Çdo dokument i huaj duhet legalizuar para dorëzimit pranë QKB:

• Shtetet palë të Konventës së Hagës (1961): Apostilë. Kjo përfshin shumicën e vendeve të BE-së, SHBA-të, Mbretërinë e Bashkuar, Turqinë, Kosovën, dhe Maqedoninë e Veriut.
• Shtetet jo-palë: Legalizim konsullor përmes ambasadës/konsullatës shqiptare në vendin e origjinës.

Të gjitha dokumentet dorëzohen në shqip ose me përkthim të certifikuar nga përkthyes i betuar. Dokumentet duhet të jenë të lexueshme, pa korrigjime të paverifikuara, dhe origjinale ose kopje të noterizuara.

Pas miratimit, QKB lëshon NIPT të veçantë për degën. Ky NIPT është i ndryshëm nga ai i shoqërisë mëmë dhe përdoret për të gjitha detyrimet tatimore, kontributore dhe fiskale në Shqipëri.