Cilat Dokumente Nevojiten për Kontabilitetin e Biznesit në Shqipëri
Valbona Xhanaj, eksperte kontabël e çertifikuar pranë IEKA me mbi 30 vite përvojë në Tiranë, shpjegon cilat dokumente duhet të ruajë dhe dorëzojë çdo biznes në Shqipëri për mbajtjen e rregullt të kontabilitetit sipas ligjit shqiptar.
1Faturat e shitjes dhe blerjes
Çdo biznes në Shqipëri duhet të ruajë faturat e shitjes që lëshon dhe faturat e blerjes që merr nga furnitorët. Faturat duhet të përmbajnë numrin e faturës, datën, NIPT-in e shitësit dhe blerësit, përshkrimin e mallit ose shërbimit, çmimin pa TVSH, TVSH-në dhe totalin. Valbona Xhanaj rekomandon që faturat të skanohen dhe ruhen edhe dixhitalisht, përveç kopjes fizike. Ligji shqiptar kërkon ruajtjen e faturave për 10 vjet.
2Ekstraktet bankare dhe dokumentet e arkës
Ekstraktet bankare mujore tregojnë çdo lëvizje financiare të biznesit — arkëtime, pagesa, komision bankare dhe transferta. Valbona Xhanaj përdor ekstraktet bankare për të rakorduar llogaritë e biznesit me regjistrime kontabël. Për pagesat në para në dorë, biznesi duhet të mbajë ditarin e arkës me çdo hyrje dhe dalje të parave fizike. Kufiri ligjor për pagesa cash midis bizneseve në Shqipëri është 150,000 lekë — mbi këtë shumë, pagesa duhet të bëhet nëpërmjet bankës.
3Kontratat e punës dhe dokumentet e punonjësve
Nëse biznesi ka punonjës, duhen ruajtur kontratat e punës të nënshkruara sipas Kodit të Punës, urdhërat e punësimit dhe largimit, listëpagesat mujore me llogaritjen e pagës bruto dhe neto, si dhe mandatet e pagesës së kontributeve pranë ISSH-së dhe DPT-së. Valbona Xhanaj përgatit dhe arkivon të gjitha këto dokumente për çdo punonjës, duke siguruar përputhshmëri me legjislacionin e punës.
4Dokumentet e regjistrimit dhe aktet themelimit
Çdo biznes duhet të ruajë dokumentet themelore: çertifikatën e regjistrimit në QKB, NIPT-in, aktin e themelimit (për SH.P.K), statutin, vendimin e ortakëve, si dhe çdo ndryshim të mëvonshëm të regjistruar në QKB. Këto dokumente nevojiten për kontrolle tatimore, për hapjen e llogarive bankare dhe për marrëdhënie me palë të treta. Valbona Xhanaj mban një kopje të organizuar të çdo dokumenti themelues.
5Organizimi dhe afatet e ruajtjes
Ligji shqiptar kërkon ruajtjen e dokumentacionit kontabël për 10 vjet nga data e përgatitjes. Valbona Xhanaj organizon dokumentet sipas kategorisë (fatura, banka, paga, tatime) dhe sipas periudhës (mujore, vjetore). Dokumentet dorëzohen çdo muaj: faturat dhe ekstraktet bankare brenda datës 5 të muajit pasardhës. Organizimi i rregullt parandalon problemet gjatë kontrolleve tatimore dhe lehtëson përgatitjen e pasqyrave financiare vjetore.
Pyetje të shpeshta
- Sa vjet duhet të ruaj dokumentet e kontabilitetit?
- Ligji fiskal shqiptar kërkon ruajtjen e dokumentacionit kontabël për 10 vjet nga data e përgatitjes. Kjo përfshin faturat, ekstraktet bankare, kontratat dhe deklaratat tatimore.
- A mund t'i dërgoj dokumentet online?
- Po. Valbona Xhanaj pranon dokumente të skanuara ose të fotografuara me cilësi të mirë nëpërmjet email-it ose WhatsApp-it. Dokumentet origjinale ruhen nga biznesi.
- Çfarë ndodh nëse më mungojnë disa fatura?
- Mungesa e faturave mund të sjellë probleme gjatë kontrolleve tatimore. Valbona Xhanaj ndihmon me rikrijimin e dokumentacionit aty ku është e mundur dhe këshillon hapa për të parandaluar mungesa në të ardhmen.